Seminar: Kỹ năng nhận diện và lập chứng từ kế toán cho sinh viên ngành Kế toán

         Chứng từ kế toán ra đời là sự phát triển của kế toán, chứng từ là tài liệu để ghi chép sổ sách kế toán, là hồ sơ minh chứng trong kế toán. Do tính chất đa dạng và phong phú về nội dung và đặc điểm của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dẫn đến có rất nhiều loại chứng từ khác nhau về hình thức, nội dung phản ánh, công dụng, thời gian, địa điểm lập... Để giúp cho người làm công tác kế toán hiểu biết từng loại chứng từ, thuận tiện cho việc ghi chép trên sổ kế toán, phân biệt được sự khác nhau để sử dụng chứng từ phù hợp với yêu cầu quản lý từng loại nghiệp vụ kinh tế và đạt hiệu quả cao cần thiết phải nhận diện, phân loại và lập được chứng từ kế toán.

          Đối với sinh viên ngành kế toán: rèn luyện tốt kỹ năng nhận diện và lập chứng từ kế toán sẽ góp phần nâng cao kỹ năng nghề nghiệp, từ đó dễ dàng tìm kiếm việc làm phù hợp, khả năng thăng tiến và phát triển trong tương lai.

         Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, bộ môn Tài chính - kế toán thực hiện Seminar "Kỹ năng nhận diện và lập chứng từ kế toán cho sinh viên ngành Kế toán”.

          Trong buổi Seminar, các giảng viên đã tích cực thảo luận, trao đổi nhằm xác định rõ các kỹ năng nhận diện và lập chứng từ kế toán của sinh viên ngành Kế toán phù hợp với luật thuế và luật kế toán, từ đó đánh giá thực trạng kỹ năng nhận diện và lập chứng từ kế toán của sinh viên ngành Kế toán khoa Kinh tế. Trên cơ sở đó tìm ra những điểm hạn chế trong việc rèn luyện kỹ năng nhận diện và lập chứng từ kế toán cho sinh viên để đề xuất các định hướng khắc phục hạn chế trong kỹ năng nhận diện và lập chứng từ kế toán cho sinh viên ngành Kế toán phù hợp với nhu cầu xã hội trong giai đoạn tới.

Giảng viên thảo luận trong buổi Seminar

          Trong buổi Seminar, các giảng viên đã đi đến thống nhất một số nội dung sau:

1. Kỹ năng nhận diện và lập chứng từ kế toán cho sinh viên ngành Kế toán

a/ Kỹ năng nhận diện chứng từ kế toán:

           * Phân biệt được các loại chứng từ kế toán và mục đích sử dụng của từng loại.

          + Chứng từ phát sinh từ bên ngoài DN, chứng từ phát sinh từ trong nội bộ DN;

           + Chứng từ kế toán liên quan đến tiền: tiền mặt (phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng....), tiền gửi ngân hàng (ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, giấy báo nợ, giấy báo có, Séc...)

          + Chứng từ kế toán liên quan đến mua/bán hàng: Hóa đơn GTGT đầu vào, hóa đơn GTGT đầu ra, tờ khai hải quan, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao, đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế....

          + Chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương: Bảng chấm công, bảng tính lương, bảng thanh toán tiền lương, hợp đồng lao động, quy chế trả lương…

           + Chứng từ liên quan đến tài sản: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý tài sản, biên bản kiểm kê tài sản…..

            + Các chứng từ kế toán khác: phiếu kế toán,…

            * Kỹ năng kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tính chính xác của chứng từ kế toán (về mẫu biểu có đúng quy định không, nội dung có chính xác, thông tin đầy đủ hay chưa, hóa đơn có được lập theo đúng quy định không?....)

            * Kỹ năng phát hiện nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh gắn với các chứng từ kế toán: Khi có chứng từ kế toán, phải xác định được chứng từ đó thể hiện nội dung gì; ghi vào sổ nào? Ví dụ:

            + Có chứng từ phiếu thu: phải biết đọc các thông tin trên chứng từ, xác định nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương ứng, ghi sổ nào;

            + Có hóa đơn GTGT: phải xác định được là hóa đơn đầu ra hay đầu vào và nội dung kinh tế phát sinh tương ứng.

            + Có phiếu nhập kho, hoặc phiếu xuất kho: phải biết đọc thông tin và xác định nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương ứng.....

          * Kỹ năng xác định chứng từ kế toán gắn với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phải xác định được cần dùng những chứng từ gì để minh chứng cho nghiệp vụ đó. Ví dụ:

          + Nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa: cần Hóađơn GTGT đầu ra/ hóa đơn bán hàng thông thường, phiếu xuất kho, phiếu thu tiền/ủy nhiệm thu/giấy báo có, hợp đồng kinh tế, tờ khai hải quan (nếu xuất khẩu)….

         + Nghiệp vụ mua hàng: cần Hóađơn GTGT đầu vào/hóa đơn bán hàng thông thường đầu vào, phiếu nhập kho, phiếu chi/ủy nhiệm chi/giấy báo nợ, báo giá, hợp đồng kinh tế….

           + Nghiệp vụ tiền lương: bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc hoàn thành, bảng tính lương, bảng thanh toán tiền lương, giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH…..

b/ Kỹ năng lập chứng từ kế toán

         Trước tiên chúng ta cần hiểu rằng lập chứng từ là một phương pháp kế toán được dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành trên giấy tờ hoặc vật mang tin theo quy định theo thời gian, địa điểm phát sinh cụ thể của từng nghiệp vụ. Lập chứng từ là bước công việc đầu tiên trong toàn bộ qui trình kế toán của mọi đơn vị kế toán. Nó ảnh hưởng trực tiếp và đầu tiên đến chất lượng của công tác kế toán. Vì vậy khi lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu chính xác và kịp thời đồng thời phải đảm bảo về mặt nội dung.

          Chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, kiểm toán nội bộ bởi vì nó chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán. Sinh viên cần hiểu được tác dụng của việc lập chứng từ kế toán:

            - Việc lập chứng từ kế toán giúp thực hiện kế toán ban đầu. Nó là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công tác kế toán.

          - Việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ.

            - Việc lập chứng từ kế toán là để tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh.

            - Việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh.

            Để thực hiện tốt được việc lập chứng từ kế toán sinh viên cần có những kỹ năng cơ bản sau:

            *Kỹ năng lập chứng từ kế toán:

            - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ được lập chứng từ một lần.

           - Khi lập chứng từ kế toán cần căn cứ vào nội dung kinh tế của các nghiệp vụ để sử dụng tài khoản cho hợp lý.

            - Cần xác định rõ thông tin, số liệu cần được phản ánh vị trí nào trên chứng từ kế toán.

            Trong quá trình lập chứng từ kế toán cần lưu ý những yêu cầu sau:

            - Lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu in. Trường hợp chưa có mẫu in quy định, đơn vị lập chứng từ kế toán với đầy đủ các nội dung cơ bản theo quy định của luật kế toán.

           - Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không được ngắt quãng, phải gạch chéo phần trống.

            - Trên chứng từ không được viết tắt, không tẩy xóa, chỉnh sửa. Khi viết sai vào mẫu chứng từ phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai và không được xé rời khỏi cuống (đặc biệt là đối với các Hóa đơn).

            - Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên quy định. Nội dung giữa các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán được lập để giao dịch với cá nhân, tổ chức bên ngoài cần có dấu của đơn vị.

            - Chứng từ kế toán được lập dưới dạng điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định của từng trường hợp cụ thể.

            * Kỹ năng kiểm tra đối với chứng từ kế toán đã lập:

            Để đảm bảo tính thận trọng trong nghề nghiệp kế toán, sau khi chứng từ kế toán được lập và trước khi làm căn cứ ghi vào sổ kế toán, các chứng từ kế toán cần được kiểm tra và phê duyệt.

            Việc kiểm tra chứng từ kế toán dựa trên các nội dung:

            - Kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ, trung thực các yếu tố trên chứng từ.

          - Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua các yếu tố cơ bản trên chứng từ.

            - Kiểm tra tính chính xác của thông tin và số liệu trên chứng từ.

            - Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý chứng từ trong phạm vi nội bộ.

            * Kỹ năng hoàn chỉnh chứng từ:

            Trong một số trường hợp chứng từ khi được kiểm tra phát hiện vẫn còn những sai sót cần phải được sửa chữa, bổ sung cho phù hợp với quy định của luật kế toán. Do đó cần thực hiện sửa chữa và bổ sung cho phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

2. Thực trạng kỹ năng nhận diện và lập chứng từ kế toán của sinh viên ngành Kế toán

a/ Kỹ năng nhận diện chứng từ kế toán:

            * Kỹ năng phân biệt các loại chứng từ kế toán và mục đích sử dụng của từng loại:

            - Việc nhận diện các chứng từ phát sinh từ bên ngoài DN và các chứng từ phát sinh từ trong nội bộ DN còn yếu;

          - Một số em còn nhầm lẫn giữa chứng từ tiền mặt và chứng từ tiền gửi ngân hàng;

           - Một số em chưa phân biệt được hóa đơn đầu ra và hóa đơn đầu vào.

          - Còn nhầm lẫn giữa bảng tính lương và bảng thanh toán tiền lương;

          - Chưa nắm chắc mục đích sử dụng của từng loại trong hệ thống chứng từ của doanh nghiệp.

            * Kỹ năng kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tính chính xác của chứng từ kế toán:

          - Sinh viên thường bỏ qua việc này: chưa chú ý đến việc kiểm tra xem chứng từ kế toán có hợp pháp hợp lệ không, có đảm bảo tính chính xác chưa, thông tin có đầy đủ không, các hóa đơn đầu vào có đúng quy định không?...

          - Giảng viên đưa ra bộ chứng từ chưa đầy đủ các trường hợp nêu trên để giúp sinh viên thực hành kỹ năng nhận diện chứng từ trong các buổi học.

         * Kỹ năng phát hiện nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh gắn với các chứng từ kế toán:

          Khi giảng viên đưa ra chứng từ kế toán, một số sinh viên chưa xác định được chứng từ đó liên quan đến phần hành kế toán nào, thể hiện nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh gì; ghi vào sổ nào?

         * Kỹ năng xác định chứng từ kế toán gắn với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

          - Hầu như sinh viên chưa xác định được đầy đủ các chứng từ kế toán cần phải có để minh chứng cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

          - Sinh viên chưa chủ động trong việc đặt ra các câu hỏi để giải quyết vấn đề, chưa tích cực tư duy, chưa có sự liên hệ.

b/ Kỹ năng lập chứng từ kế toán

            * Kỹ năng lập chứng từ kế toán:

            - Trong quá trình lập chứng từ kế toán do chưa hiểu rõ nội dung nghiệp vụ hoặc chưa nắm chắc hệ thống tài khoản dẫn đến  nhiều sinh viên còn sử dụng sai tài khoản kế toán.

          - Đôi khi còn nhầm lẫn trong việc phản ánh thông tin giữa các đối tượng trên cùng một chứng từ kế toán.

           - Thông tin được phản ánh trên chứng từ kế toán còn thiếu tính rõ ràng, tính đầy đủ và chính xác.

            - Nội dung chứng từ còn viết tắt nhiều, dập xóa, không hủy chứng từ theo đúng quy định.

            * Kỹ năng kiểm tra đối với chứng từ kế toán đã lập:

            - Sau khi thực hiện việc lập chứng từ phần lớn các bạn sinh viên không có thói quen kiểm tra lại nội dung chứng từ kế toán đã lập xem đã đảm bảo yêu cầu theo quy định như:

            + Phản ánh đầy đủ, trung thực số liệu phát sinh;

            + Số liệu đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ;

          + Thông tin, số liệu cần được phản ánh chính xác, đúng quy định.

            * Kỹ năng hoàn chỉnh chứng từ

           Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra phát hiện sai sót, sinh viên còn thực hiện sửa và bổ sung nội dung chưa đúng quy định. Đa số sinh viên tẩy xóa và viết lại trên chứng từ đã lập.

3. Đề xuất các định hướng khắc phục hạn chế trong kỹ năng nhận diện và lập chứng từ kế toán cho sinh viên ngành Kế toán.

a/ Kỹ năng nhận diện chứng từ kế toán

            * Kỹ năng phân biệt các loại chứng từ kế toán và mục đích sử dụng của từng loại:

            - Trong từng học phần các môn học thuộc chuyên ngành kế toán doanh nghiệp, mỗi chương là một phần hành kế toán khác nhau, tuy nhiên vẫn có mỗi liên hệ không thể tách rời. Do đó, trong quá trình giảng dạy, giảng viên phải giới thiệu cho sinh viên biết các chứng từ kế toán cụ thể gắn với từng nội dung phần hành kế toán, như: trong mỗi buổi học đều trình chiếu hình ảnh chứng từ thật của doanh nghiệp, yêu cầu sinh viên sưu tầm các mẫu chứng từ thật (bản gốc, bản photo, hoặc bản chụp)

            - Trong các buổi học, giảng viên thường xuyên giới thiệu với sinh viên về các chứng từ kế toán, mục đích sử dụng của chúng; đồng thời thường xuyên kiểm tra lại kiến thức của sinh viên trong những buổi học sau.

            - Trong các buổi học, giảng viên tổ chức các trò chơi gắn liền với hoạt động nhận diện và phân loại chứng từ nhằm tạo hứng thú học tập cho sinh viên.

              * Kỹ năng kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tính chính xác của chứng từ kế toán:

              Trong môn học Luật kế toán, giảng viên cung cấp bộ chứng từ kế toán gồm đầy đủ các trường hợp: hợp pháp, không hợp pháp, đầy đủ thông tin, thiếu thông tin, sai thông tin…. để sinh viên thực hành nhận diện trong quá trình học tập.

            * Kỹ năng phát hiện nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh gắn với các chứng từ kế toán:

          - Xây dựng hệ thống bài tập thực hành môn học, các học phần Kế toán doanh nghiệp phải có bộ chứng từ thực tế cho sinh viên học và thực hành.

           - Giảng viên đặt ra các câu hỏi cho sinh viên về nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dựa trên bộ chứng từ có sẵn.

           * Kỹ năng xác định chứng từ kế toán gắn với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

          - Xây dựng hệ thống bài tập thực hành môn Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp (chỉ có nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gắn với các doanh nghiệp cụ thể).

             - Trong quá trình dạy và học, giảng viên hướng dẫn và yêu cầu sinh viên lập tất cả các chứng từ gốc cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

b/ Kỹ năng lập chứng từ kế toán

            * Kỹ năng lập chứng từ kế toán:

            - Trong quá trình giảng dạy các học phần kế toán thuộc chuyên ngành kế toán doanh nghiệp, giảng viên cần thực hiện trình chiếu cách đưa thông tin từ một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên chứng từ kế toán.

            - Đồng thời với thao tác lập chứng từ, giảng viên cũng lưu ý luôn trong quá trình lập cần chú ý điều gì, chứng từ sai xử lý ra sao?

            - Yêu cầu các bạn sinh viên còn yếu về định khoản học lại hệ thống tài khoản kế toán.

            * Kỹ năng kiểm tra đối với chứng từ kế toán đã lập:

            Trong các tiết học thực hành kế toán, giảng viên thường xuyên nhắc nhở sinh viên hình thành thói quen kiểm tra chứng từ sau khi lập xem có sai sót gì không?

            * Kỹ năng hoàn chỉnh chứng từ:

            Hướng dẫn sinh viên cách sửa chữa, bổ sung số liệu, hoàn chỉnh chứng từ khi kiểm tra phát hiện sai sót.

            Hy vọng, với những giải pháp được đưa ra sẽ giúp cho việc dạy và học các môn học chuyên ngành kế toán đạt hiệu quả tốt nhất, từ đó nâng cao kỹ năng nghề nghiệp cho sinh viên sau khi tốt nghiệp.