Xây dựng kế hoạch quản lý vốn bằng tiền tại các doanh nghiệp

1.1. Nội dung cơ bản về vốn bằng tiền

        - Khái niệm: Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ở các ngân hàng, Kho bạc Nhà nước và các khoản tiền đang chuyển. Với tính lưu hoạt cao – vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí.

        - Phân loại: Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền được phân chia thành:

         + Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu. Đây là loại giấy bạc và đồng xu do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

        + Ngoại tệ: là loại tiền phù hiệu. Đây là loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam như: đồng Đô la Mỹ (USD), đồng tiền chung Châu Âu (EURO), đồng yên Nhật (JPY)…

         + Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là loại tiền thực chất, tuy nhiên loại tiền này không có khả năng thanh khoản cao. Nó được sử dụng chủ yếu vì mục đích cất trữ. Mục tiêu đảm bảo một lượng dự trữ an toàn trong nền kinh tế hơn là vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.

          - Theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm các khoản sau:

         + Vốn bằng tiền được bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp gọi là tiền mặt.

         + Tiền gửi tại các ngân hàng, cá tổ chức tài chính, kho bạc nhà nước gọi chung là tiền gửi ngân hàng.

         + Tiền đang chuyển: là tiền trong quá trình trao đổi mua bán với khác hàng và nhà cung cấp.

         - Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền:

         Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm các loại vật tư hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đồng thời vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lí hết sức chặt chẽ do vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao, nên nó là đối tượng của gian lận và sai sót. Việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lí thống nhất của Nhà nước như: lượng tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thỏa thuận theo hợp đồng thương mại…

1.2. Kế hoạch quản lý vốn bằng tiền

        Quản lý vốn bằng tiền trong doanh nghiệp hiệu quả cần áp dụng các nguyên tắc, phương pháp quản lý sau:

          + Nguyên tắc quản lý vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

         - Doanh nghiệp phải mở tài khoản tại ngân hàng để gửi các khoản tiền tạm thời chưa dùng đến;

         - Vận dụng triệt để phương thức thanh toán chuyển khoản giữa hai bên mua bán;

        - Thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn đúng kế hoạch và nắm vững số dư tiền tại quỹ, tiền gửi ngân hàng hàng ngày;

        - Hạn chế tiền mặt tồn quỹ, chỉ giữ lại ở mức thấp nhất để đáp ứng nhu cầu thanh toán mà không thể chi trả qua ngân hàng;

        - Quy trách nhiệm các bên nếu để xảy ra trường hợp thừa/ thiếu. Với doanh nghiệp Nhà nước, cổ phần, liên doanh không để người có quan hệ tộc trong một gia đình nắm giữ các chức danh như: giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ… Hoặc bố trí kiêm nhiệm các chức danh đó, nhằm đảm bảo tính khách quan trong quản lý vốn bằng tiền;

         + Cách thức quản lý vốn bằng tiền trong doanh nghiệp hiệu quả

• Quản lý dòng tiền vào:

        - Xác định mức dự trữ vốn bằng tiền hợp lý: Duy trì vừa đủ khoản tiền mặt trong SXKD,; dữ trữ thừa hay thiếu hoặc không dự trữ tiền mặt sẽ làm DN phải đối mặt với chi phí rủi ro lớn (Dự trữ nhiều: rủi ro lãi suất; chi phí biến đổi; mất giá do lạm phát; mất uy tín với nhà cung cấp…). Xác định mức dự trữ vốn bằng tiền một cách hợp lý sẽ giúp DN tránh được những rủi ro và tận dụng tốt các cơ hội kinh doanh, giữ uy tín với các nhà cung cấp, tăng cơ hội thu lời;

        - Tăng tốc thu hồi tiền là tăng tốc thu hồi tiền mặt nhanh (tăng tốc độ luân chuyển các khoản phải thu), sử dụng chính sách bán hàng hấp dẫn như áp dụng chiết khấu/ tặng hàng khuyến mại khi khách hàng trả tiền sớm. Quản lý chặt chẽ dòng tiền vào doanh nghiệp từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, thu từ hoạt động kinh doanh;

• Quản lý dòng tiền ra;

       - Quản lý chặt chẽ các khoản chi bằng tiền trong doanh nghiệp thông qua việc xây dựng quy chế, nội dung về quản lý các khoản chi tiền mặt, tránh nhầm lẫn, thất thoát, xuất hiện hành vi trục lợi cá nhân. Quản lý chặt chẽ các khoản tạm ứng tiền mặt (đối tượng, mức độ tiền mặt được tạm ứng…).

       - Tất cả các khoản chi tiền mặt đều phải thông qua quỹ không được chi ngoài quỹ. Việc xuất quỹ hàng ngày đều phải do thủ quỹ tiến hành trên cơ sở các phiếu thu chi tiền mặt hợp thức và hợp pháp. Ngoài ra, cần kịp thời áp dụng biện pháp giảm tốc độ chi tiêu nếu xét thấy cần thiết (tăng thời gian chiếm dụng vốn);

        - Chủ động lập kế hoạch vốn bằng tiền (kế hoạch luân chuyển vốn bằng tiền). Doanh nghiệp cần xác định dòng tiền vào – ra cho từng thời kỳ, tương ứng với các dự báo: Dự báo ngắn hạn; Dự báo trung hạn; Dự báo dài hạn;

 2.1. Đối với tiền mặt

         - Về mặt tổ chức thực hiện công tác quản trị tiền mặt

          Đại đa số các công ty đã xây dựng một quy trình thực hiện công tác quản trị tiền mặt tương đối đầy đủ những nội dung chính. Quy trình có sự tham gia của nhiều bộ phận, đơn vị với phòng tài chính đóng vai trò chủ chốt. Công tác dự báo tiền mặt đã xây dựng được dự báo cho những khoản thu, chi trong các hoạt động chính thường xuyên của Công ty. Công tác kiểm soát thu chi tiền mặt và đánh giá quản trị tiền mặt cũng đã được quan tâm và đạt được hiệu quả nhấtđịnh.

        - Về công tác kiểm soát thu chi tiền mặt

         Công tác này đã được thực hiện ở góc độ so sánh thực tế thu chi với dự toán, từ đó tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra biện pháp xử lý. Tuy nhiên việc kiểm soát mới chỉ dừng lại ở bộ phận sản xuất và bộ phận bán hàng, marketing mà chưa đưa ra được phân tích tổng thể, không đánh giá kết quả cuối cùng của số liệu thu chi tiền mặt.

         Còn về nội dung kiểm soát dòng tiền trong quá trình lưu chuyển thu chi thì chưa thực hiện được. Tuy nhiên có thể nhận định rằng không cần thiết phải thực hiện công việc này khi so sánh giữa lợi ích và chi phí thực hiện.

       - Về công tác quản lý tiền tồn quỹ và đảm bảo nhu cầu tiền mặt

        Qua số liệu thống kê cho thấy, hiện nay đa số các công ty không xây dựng mô hình khoa học để xác định mức tồn trữ tiền mặt tối ưu, chỉ đưa ra mức tồn quỹ tối thiểu trên cơ sở kinh nghiệm. Tuy nhiên, số dư tiền mặt thực tế cũng không đảm bảo theo yêu cầu về mức tiền tồn quỹ tối thiểu.

        - Những tồn tại khác liên quan đến hoạt động quản trị tiền mặt

         Môi trường bên trong và bên ngoài đang tồn tại những bất ổn mà đa số doanh nghiệp chưa quan tâm theo dõi và phân tích, chưa đưa ra một kế hoạch dự báo linh hoạt với những phương án khác nhau, việc xác định số tồn trữ tiền mặt cũng chưa xác định khoảng dao động để đảm bảo an toàn.

         Do chính sách đầu tư an toàn, hoạt động tài chính ngắn hạn khá khiêm tốn, các công cụ đầu tư ngắn hạn không đa dạng hiệu quả thấp. Điều này khiến nhiều công ty không tận dụng nguồn tiền mặt nhàn rỗi tương đối lớn của mình.

2.2. Đối với tiền gửi ngân hàng

         Theo quy định hiện hành, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp có số tiền > 20.000.000đ thanh toán không dùng tiền mặt thì được tính là chi phí hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu có. Chính vì lý do đó, các doanh nghiệp đã sử dụng hình thức thanh toán thông qua tài khoản tiền gửi ngân hàng. Tuy nhiên, trên thực tế nguồn vốn nằm tại tài khoản tiền gửi ngân hàng của các doanh nghiệp chỉ đủ sử dụng cho mục đích thanh toán các khoản “không thể thanh toán bằng tiền mặt”. Tài khoản ngân hàng của các doanh nghiệp sử dụng cho mục đích thanh toán là chính.

          Vốn bằng tiền tồn tại dưới hình thức tiền gửi ngân hàng là an toàn và đảm bảo khả năng thanh toán nhanh cho doanh nghiệp. Bởi lẽ hiện nay, ngay khi ngồi tại phòng làm việc, kế toán cũng có thể chuyển khoản, thanh toán cho khách hàng, hay thực hiện các ủy nhiệm chi thông qua các tiện ích của ngân hàng hỗ trợ. Vì lẽ đó, ngoài lý do khan hiếm vốn cho sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp nên quản lý vốn bằng tiền tại tài khoản tiền gửi ngân hàng và sử dụng các tiện ích hỗ trợ của ngân hàng cho công tác thanh toán để giảm thiêu rủi ro lưu trữ tiền mặt mang lại

2.3. Đối với tiền đang chuyển

        Với ba dạng tồn tại của vốn bằng tiền là tiền mặt, tiền gửi và tiền đang chuyển thì vốn bằng tiền chủ yếu tồn tại dưới hai hình thức là tiền mặt và tiền gửi, khoản tiền đang chuyển ít khi xuất hiện trong sổ kế toán của doanh nghiệp. Mặt khác, với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, khi khách hàng có ủy nhiệm chi và đã thực hiện giao dịch tại ngân hàng thì không cần đến 24h số tiền đã được chuyển tới tài khoản của khách hàng nên tiền đang chuyển không còn nhiều biểu hiện trong kế toán

         Mức dự trữ hợp lý cần được xác định sao cho doanh nghiệp có thể tránh được các rủi ro do không có khả năng thanh toán ngay, phải gia hạn thanh toán nên bị phạt hoặc phải trả lãi cao hơn, không làm mất khả năng mua chịu của nhà cung cấp, tận dụng các cơ hội kinh doanh có lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.

       Phương pháp đơn giản thường dùng để xác định mức dự trữ ngân quỹ hợp lý là lấy mức xuất ngân quỹ trung bình hàng ngày nhân với số lượng ngày dự trữ ngân quỹ.

 3.2.  Quản lý sử dụng các khoản thu chi 

        - Về vốn tiền mặt:

        Thứ nhất, mọi khoản thu chi vốn tiền mặt của doanh nghiệp đều phải thực hiện thông qua quỹ, không được thu chi ngoài quỹ, tự thu tự chi. Việc xuất quỹ hàng ngày đều phải do thủ quỹ tiến hành trên cơ sở các phiếu thu chi tiền mặt hợp thức và hợp pháp. Ngoài ra, cần kịp tời áp dụng biện pháp giảm tốc độ chi tiêu nếu xét thấy cần thiết (tăng thời gian chiếm dụng vốn);

        Thứ hai, phải có sự phân định trách nhiệm rõ ràng trong quản lý vốn tiền mặt, nhất là giữa thủ quỹ và kế toán quỹ; phải có các biện pháp quản lý bảo đảm an toàn kho quỹ. Người làm công việc kế toán theo dõi và quản lý được các khoản thu/chi/tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng với từng loại tiền (USD, VND…); kiểm soát thu tiền khách hàng và thanh toán cho nhà cung cấp.

       Thứ ba, doanh nghiệp phải xây dựng các quy chế thu chi bằng tiền mặt để áp dụng cho từng trường hợp thu chi, tránh nhầm lẫn, thất thoát, xuất hiện hành vi trục lợi cá nhân. Thông thường các khoản thu chi không lớn thì có thể sử dụng tiền mặt, còn các khoản thu chi lớn cần sử dụng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt.Quản lý chặt chẽ các khoản tạm ứng tiền mặt, cần xác định rõ đối tượng tạm ứng, mức tạm ứng và thời hạn thanh toán tạm ứng để thu hồi kịp thời.

      - Về tiền gửi ngân hàng:

        Thứ nhất, doanh nghiệp phải theo dõi và cập nhật kịp thời những biến động số dư tài khoản tiền gửi.

       Thứ hai, thường xuyên kiểm tra, đối chiếu sổ sách chứng từ, đối chiếu với sổ phụ ngân hàng xem có khớp với các hóa đơn không, kiểm tra phần mềm dữ liệu xem có lỗi không?

       Thứ ba, doanh nghiệp nên chọn lựa đối tác ngân hàng có khả năng giúp doanh nghiệp quản lý tốt tiền gửi. Các ngân hàng ngày nay có thể cung cấp dịch vụ tự động chi trả lương và các khoản chi thông qua hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, đảm bảo an toàn cho tài khoản của doanh nghiệp và thực hiện thanh toán các giao dịch. Các công ty lớn thường thực hiện một lúc với nhiều ngân hàng có năng lực để có thể thực hiện tốt việc quản lý tiền mặt, đồng thời tránh bị lệ thuộc vào một ngân hàng duy nhất nào đó. Bằng cách này công ty có thêm động lực kiểm soát phí ngân quản, thu chi quỹ. Thêm vào đó, trong trường hợp một ngân hàng gặp khó khăn dịch vụ vẫn có thể tiệp tục bởi ngân hàng khác.

   3.3. Xây dựng kế hoạch quản lý vốn bằng tiền

        Doanh nghiệp cần chủ động lập kế hoạch vốn bằng tiền (kế hoạch luân chuyển vốn bằng tiền).Doanh nghiệp cần xác định dòng tiền vào – ra cho từng thời kỳ. Vốn bằng tiền hàng năm được lập vừa tổng quát, vừa chi tiết cho từng tháng và tuần.

         Các luồng tiền nhập bao gồm luồng thu nhập từ kết quả kinh doanh; từ kết quả hoạt động tài chính; luồng đi vay và các luồng tăng vốn khác. Trong các luồng nhập ngân quỹ kể trên, luồng nhập ngân quỹ từ kết quả kinh doanh là quan trọng nhất. Nó được dự đoán dựa trên cơ sở các khoản doanh thu bằng tiền dự kiến trong kỳ.

       Các luồng tiền xuất thường bao gồm các khoản chi cho hoạt động kinh doanh như mua sắm tài sản, trả lương, các khoản chi cho hoạt động đầu tư theo kế hoạch của doanh nghiệp; các khoản chi trả tiền lãi phải chia, nộp thuế và các khoản chi khác.

       Cơ sở quan trọng của kế hoạch là dựa trên những dự báo về doanh thu, chính sách tín dụng thương mại của doanh nghiệp, các kế hoạch về chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ và có thể khái quát theo bảng sau:

KẾ HOẠCH QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN

         Trên cơ sở so sánh các luồng tiền nhập và luồng tiền xuất, doanh nghiệp có thể thấy được mức dư hay thâm hụt ngân quỹ. Từ đó thực hiện các biện pháp cân bằng thu chi cũng như tăng tốc độ thu hồi các khoản nợ phải thu, đồng thời giảm tốc độ xuất quỹ nếu có thể thực hiên được hoặc khéo léo sử dụng các khoản nợ đang trong quá trình thanh toán. Doanh nghiệp cũng có thể huy động các khoản vay thanh toán của ngân hàng. Ngược lại khi luồng tiền nhập lớn hơn luồng tiền xuất thì doanh nghiệp có thể sử dụng phần tiền dư để thực hiện các khoản đầu tư trong thời hạn cho phép để nâng cao hiệu quả sử dụng số vốn tạm thời nhàn rỗi của mình.