Giải pháp hoàn thiện công tác lập báo cáo dự toán chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp

1. Đặt vấn đề:

        Dự toán chi phí sản xuất kinh doanh là một trong những nội dung của kế toán quản trị, có vai trò như một công cụ quản lý khoa học và có hiệu quả nhằm kịp thời xử lý và cung cấp thông tin về chi phí, đáp ứng nhu cầu thông tin cho các nhà quản trị phục vụ các chức năng của mình. Một hệ thống dự toán chi phí sản xuất kinh doanh tốt sẽ giúp cho các nhà quản trị đưa ra các quyết định đúng đắn.

2. Hệ thống các báo cáo dự toán chi phí sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp

         Dự toán chi phí sản xuất kinh doanh là những dự kiến (kế hoạch) chi tiết, chỉ rõ cách thức huy động và sử dụng các nguồn lực cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách toàn diện và phối hợp, được xác định bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai, theo yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp. Hệ thống các loại báo cáo dự toán trong doanh nghiệp bao gồm:

       a/ Dự toán tiêu thụ

       b/ Dự toán sản xuất

       c/ Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

       d/ Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

       e/ Dự toán chi phí sản xuất chung

       f/ Dự toán giá vốn hàng bán

       g/ Dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

       h/ Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán

       i/ Dự toán tiền

3. Thực trạng công tác lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp 

• Về việc thực hiện lập dự toán sản xuất kinh doanh

       Thực tế cho thấy công tác lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp chưa được chú trọng và chưa được thực hiện một cách có hệ thống. Các doanh nghiệp thường chỉ lập dự toán một số khoản chi phí. Công tác lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp thường có sự phối hợp của các phòng Kế toán, phòng Kế hoạch - Sản xuất, phòng Tổ chức cán bộ thanh tra và phòng Kinh doanh. Trong đó, phòng kế toán sẽ cung cấp thông tin về tình hình thực hiện dự toán của năm trước kết hợp với các định mức tiêu chuẩn như định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức tiền lương… lấy từ phòng Kế hoạch - Sản xuất và phòng Tổ chức cán bộ thanh tra cùng với các thông tin về mối quan hệ cung - cầu, tình hình tăng trưởng, nhu cầu sản phẩm trên thị trường có được từ phòng Kinh doanh. Căn cứ vào các dữ liệu trên cùng với kế hoạch kinh doanh để lập bảng dự toán chi phí sản xuất kinh doanh.

         Ví dụ: Dự toán chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty cà phê IAS được lập như sau: Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: được xác định căn cứ trên sản lượng cần sản xuất, giá mua và định mức tiêu hao khi sản xuất ra một đơn vị thành phẩm.

 Bảng 1. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

        Dự toán chi phí nhân công trực tiếp: được lập dựa vào số lượng nhân công, quỹ lương, cách phân phối lương. Dự toán chi phí sản xuất chung: Căn cứ vào tình hình thực hiện của năm trước làm căn cứ lập dự toán chi phí của năm sau. Dự toán chi phí sản xuất chung được xây dựng chủ yếu từ thống kê và ước tính. Riêng chi phí khấu hao tài sản cố định, căn cứ vào giá trị tài sản cố định có trong kỳ và tình hình biến động tài sản cố định trong năm theo kế hoạch, kế toán xác định mức khấu hao năm dự kiến theo chế độ quy định.

Bảng 2. Dự toán chi phí sản xuất chung

         Dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp: tương tự như đối với chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp cũng được lập dựa trên thống kê và phương pháp kinh nghiệm trên cơ sở phân tích các yếu tố kinh doanh bên trong và bên ngoài doanh nghiệp… là chủ yếu, không có định mức cụ thể cho từng nội dung chi phí.

Bảng 3. Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 

              Công tác kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp hiện nay chủ yếu chỉ dừng lại ở việc đối chiếu các dự toán chi phí như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chí sản xuất chung, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp với các báo cáo chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công… được lập từ các bộ phận như kế toán Vật tư hàng hóa; kế toán Tiền lương; kế toán chi phí, kế toán tài sản cố định tại công ty. Các doanh nghiệp chưa thực hiện việc đánh giá, xác định nguyên nhân và các nhân tố có ảnh hưởng đến tình hình thực hiện dự toán chi phí để có biện pháp điều chỉnh dự toán cho hợp lý tạo điều kiện thuận lợi để lập dự toán cho năm kế tiếp.

4. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác lập báo cáo dự toán chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp

• Phân loại chi phí sản xuất phục vụ cho kế toán quản trị:

Doanh nghiệp nên phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí. Cách phân loại chi phí này sẽ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp có được các thông tin về chi phí cố định, chi phí biến đổi, chi phí hỗn hợp, chi phí chìm, chi phí cơ hội, chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được…; giúp cho việc lập dự toán, lập kế hoạch cũng như báo cáo, nhằm đánh giá việc thực hiện trách nhiệm của từng bộ phận quản trị. Chính vì vậy, các quyết định của doanh nghiệp như lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả, lựa chọn đơn đặt hàng có lợi, định giá bán sản phẩm thích hợp… sẽ có căn cứ khoa học.

• Xây dựng hệ thống sổ kế toán để thu thập thông tin về chi phí phục vụ yêu cầu quản trị:

       Xây dựng hệ thống sổ kế toán chi tiết chi phí trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo mối liên hệ giữa ghi sổ theo thứ tự thời gian với ghi sổ theo hệ thống các nghiệp vụ về chi phí phát sinh ở doanh nghiệp, theo dõi chi tiết từng khoản mục chi phí, phân tích chi phí theo từng đối tượng tập hợp. Từ đó đáp ứng được nhu cầu theo dõi từ chi tiết đến tổng hợp đối với từng khoản mục chi phí, đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin chi phí cho các nhà quản trị, giúp cho việc quản lý và kiểm soát chi phí được tốt hơn.

• Hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí:

        Công tác lập dự toán chi phí tại các doanh nghiệp cần hoàn thiện về quy trình, nội dung đảm bảo tính thống nhất trong dự toán tổng thể của toàn doanh nghiệp. Quy trình lập dự toán chi phí SXKD tại các doanh nghiệp có thể được thực hiện theo quy trình sau đây:

         Lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh bắt đầu từ việc tổng hợp thông tin thực hiện như tình hình thực hiện dự toán năm trước, các định mức tiêu chuẩn… kết hợp với các thông tin hiện hành như kế hoạch kinh doanh của Công ty, sự biến động cung – cầu trên thị trường cà phê… trên cơ sở đó sẽ lập nên một bảng dự toán chi phí sản xuất kinh doanh hoàn chỉnh. Khi các hoạt động được tiến hành, các số liệu thực tế sẽ được ghi nhận và được so sánh với số liệu dự toán. Các chênh lệch sẽ được tính toán, phân tích, ghi nhận. Từ đó xác định được nguyên nhân và nhân tố ảnh hưởng. Trình tự lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh cần được hoàn thiện như sau:

        Hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị:

      Tùy theo quy mô, đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ lựa chọn việc tổ chức bộ máy kế toán theo các mô hình khác nhau:

         + Mô hình kết hợp: Mô hình này kết hợp chặt chẽ thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị, tiết kiệm chi phí, thu thập thông tin nhanh phục vụ cho công tác lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh và kiểm soát tốt quá trình thực hiện so với dự toán, từ đó có các điều chỉnh phù hợp.

         + Mô hình tách biệt: thường được vận dụng ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh với tần suất nhiều, kinh doanh đa ngành, đa nghề.

 Các công việc cụ thể của kế toán quản trị được cụ thể hoá như sau:

• Lập dự toán, định mức chi phí, ngân sách cho các bộ phận và toàn doanh nghiệp.
• Căn cứ vào chứng từ ban đầu, hướng dẫn...để ghi vào sổ kế toán quản trị theo nhu cầu của các nhà quản trị.
• Tiến hành lập các báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu của nhà quản lý và thực tế của doanh nghiệp.
• Phân tích, đánh giá kết quả thu được so với các dự toán, định mức đã xây dựng để đưa ra các thông tin thích hợp.
• Thu thập thông tin thích hợp để phục vụ ra quyết định kinh doanh tối ưu.