Seminar: Các sai sót trong kế toán và sửa chữa các sai sót trong kế toán

     Trong quá trình thực hiện các công việc kế toán, từ khâu xử lý chứng từ cho đến khâu lập báo cáo tài chính, kế toán không tránh khỏi những sai sót nhất định. Việc nhận diện và chỉ ra những sai sót trong quy trình kế toán sẽ giúp kế toán tránh khỏi những sai sót không đáng có, từ đó ngày càng hoàn thiện hơn công tác kế toán trong đơn vị mình.
 

(Ảnh: Internet)

1. SAI SÓT THƯỜNG GẶP VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

          Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC do BTC ban hành ngày 22/12/2014, tất cả các loại chứng từ đều mang tính hướng dẫn, doanh nghiệp được tự thiết kế, thay đổi một cách linh hoạt. Vì vậy, điều này có thể dẫn đến những sai sót liên quan đến chứng từ kế toán nhiều hơn. Kế toán cần lưu ý việc áp dụng hệ thống chứng từ trong tổ chức, doanh nghiệp sao cho đảm bảo phù hợp với yêu cầu của Luật kế toán; đồng thời cũng phải đảm bảo sự rõ ràng, minh bạch trên các chứng từ. Một số sai sót thường gặp liên quan đến chứng từ như:

       - Các mẫu chứng từ ghi chép không đúng quy định, ghi thiếu các yếu tố cần thiết, thiếu chữ kí của các cá nhân, bộ phận có liên quan.

       – Các chứng từ gốc kèm theo không đảm bảo tính logic về mặt thời gian. Ví dụ: ngày ghi trên giấy tạm ứng sau ngày trên hóa đơn.

        – Không kiểm tra kỹ thông tin trên hoá đơn các nội dung: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ dẫn đến thông tin kê khai sai hoặc thông tin của công ty khác.

         – Hoá đơn mua vào không có dấu của giám đốc hoặc thiếu chữ ký của bên mua hàng.

       – Hoá đơn mua vào trên thông tin có bảng kê nhưng lại không xin bảng kê chi tiết đi kèm nên thiếu dữ liệu để hạch toán.

        – Lập bảng kê khách lẻ, kê khai thuế rồi nhưng quên không viết vào hoá đơn.

       – Hoá đơn viết ra giám đốc chỉ ký, đóng dấu liên 2 (giao cho khách hàng) còn liên 1 và liên 3 không ký, đóng dấu nên khi chuẩn bị quyết toán không chuẩn bị kịp.

       – Hoá đơn huỷ chưa xé ra khỏi cuống nhưng không gạch chéo cả ba liên làm cho kế toán hiểu nhầm là hoá đơn bán hàng thông thường và hạch toán vào doanh thu nên sai sót

       – Hoá đơn huỷ đã xé liên 2 ra khỏi cuống nhưng lại thiếu biên bản huỷ hoá đơn. Hoặc có biên bản huỷ nhưng không kẹp vào liên 2 đã xé nên đánh mất.

       – Các chứng từ gốc kèm theo không đầy đủ. Cụ thể, với các khoản chi phí cho nhân viên, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác, kế toán thường gặp phải các sai sót đối với các chi phí này chủ yếu liên quan đến khía cạnh sự đầy đủ của chứng từ cũng như các căn cứ xác minh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành, ví dụ như:

• Các bảng lương thiếu có chữ kí của người nhận tiền.
• Chi làm thêm giờ không có giấy báo làm thêm giờ.
• Chi sửa chữa lớn không có biên bản bàn giao đưa vào sử dụng.
• Chi đào tạo học nghiệp vụ thiếu quyết định cử đi học.
• Chi sửa chữa vật dụng, tài sản hỏng không có biên bản xác nhận tình trạng kĩ thuật.
• Chi phí cấp phát quà tết không có danh sách đính kèm.
• Khoản chi hội nghị khách hàng không có danh sách khách hàng đính kèm.
• Chứng từ xin thanh toán chi phí tiếp khách không thể hiện rõ đối tượng khách nào,…
• Việc lưu trữ các chứng từ thanh toán còn chưa khoa học. Ví dụ: chứng từ công nợ lưu cùng chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
• Một số khoản chi có nhiều nội dung và nhiều chứng từ chi đính kèm, tuy nhiên đơn vị chưa lập bảng kê chi phí, điều này làm cho khâu kiểm soát chứng từ khó khăn.

       Để hạn chế sai sót trong chứng từ kế toán, đòi người làm kế toán cần cẩn thận, có trình độ chuyên môn. Chứng từ phải kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ, thường xuyên, kịp thời.

2. SAI SÓT VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

 Trong quá trình hạch toán, ghi sổ kế toán không thể tránh khỏi các sai sót. Một số trường hợp sai sót như:

• Hạch toán nội dung không đúng tài khoản đối ứng. Ví dụ: Đơn vị hạch toán khoản tiền gửi có kì hạn trên TK 112;
• Hạch toán nghiệp vụ vào sổ kế toán, phần mềm kế toán khi nghiệp vụ chưa thực tế phát sinh. Ví dụ: Hàng đang gửi đi bán, chưa giao cho khách hàng, khách hàng chưa chấp nhận thanh toán nhưng kế toán đã ghi nhận doanh thu, giá vốn hàng bán.
•  Hạch toán số liệu không chính xác do tính toán, đánh giá sai. Ví dụ: Nghiệp vụ nhập khẩu tài sản có phát sinh ngoại tệ, kế toán áp dụng sai tỉ giá dẫn đến tính toán sai nguyên giá của tài sản, từ đó hạch toán số liệu vào sổ sách, phần mềm kế toán sai.
• Hạch toán trùng nghiệp vụ. Ví dụ: Cùng một nghiệp vụ nhưng kế toán sử dụng để hạch toán nhiều lần.
• Hạch toán thiếu, sai nghiệp vụ: Ví dụ:

     – Quên không hạch toán nộp tiền lệ phí môn bài, hoặc có hạch toán nhưng không thông qua TK 3338

      + Trích vào chi phí: Nợ TK 6425/ Có TK 3338

      + Lập phiếu chi: Nợ TK 3338/ Có TK 111

     – Khi bị thanh tra thuế bị truy thu thuế TNDN và thuế GTGT nhưng không hạch toán vào chi phí khác, và cuối năm không loại chi phí này ra khỏi chi phí hợp lý.

     – Khi nộp thuế TNDN không thực hiện bút toán trích tính vào chi phí thuế mà chỉ phản ánh nghiệp vụ nộp tiền thuế, mà thực chất phải qua 2 bút toán sau:

          Nợ TK 821
               Có TK 3334

         Sau đó nộp thuế mới hạch toán

         Nợ TK 3334
               Có TK 111.

        => Khi phát hiện những sai sót, dù ở thời điểm nào, thời kỳ nào kế toán cần phải áp dụng các phương pháp sửa chữa phù hợp với tình huống sai sót theo những nguyên tắc thống nhất qui định. 

Các trường hợp có sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo " phương pháp ghi sổ âm" hoặc " phương pháp ghi bổ sung "

3. SAI SÓT TRÊN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

        Sai sót liên quan đến bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, kết quả hoạt động kinh doanh là những lỗi thường có trong báo cáo tài chính. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa tuân thủ đầy đủ các quy định trong chuẩn mực kế toán và các văn bản pháp lý có liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính, dẫn đến báo cáo tài chính cung cấp cái nhìn sai lệch hoặc không đầy đủ cho người đọc.

* Sai sót về hình thức

         Luật kế toán quy định, báo cáo tài chính của đơn vị kế toán phải được tính bằng đồng Việt Nam (VND), nhưng nhiều báo cáo tài chính sử dụng đơn vị tính là nghìn đồng, vừa không phù hợp với quy định tại Luật, vừa gây khó theo dõi cho người đọc. Thậm chí, nhiều báo cáo tài chính khi công bố vẫn thiếu chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, người lập biểu, thiếu thời gian lập. Một số báo cáo tài chính có bút toán điều chỉnh của kiểm toán, nhưng điều lạ là doanh nghiệp vẫn đề ngày lập là ngày kết thúc năm tài chính.

* Sai sót liên quan đến bảng cân đối kế toán

        Trên chỉ tiêu “Tiền và các khoản tương đương tiền”, nhiều doanh nghiệp đã “gom” vào cả những khoản đầu tư có thời hạn trên 3 tháng. Điều này giúp số liệu tiền và các khoản tương đương tiền của doanh nghiệp tăng vọt. Nhiều doanh nghiệp có các khoản đầu tư chứng khoán, nhưng lại không theo dõi chi tiết từng loại chứng khoán đầu tư ngắn/dài hạn đang nắm giữ, dẫn đến việc hạch toán không đúng lãi, lỗ khi bán chứng khoán.

         Thủ tục thành lập hội đồng thẩm định mức trích lập các khoản dự phòng cũng không được nhiều doanh nghiệp thực hiện nghiêm, từ đó không trích lập hoặc trích lập không đúng quy định đối với các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng tổn thất các khoản đầu tư tài chính, dự phòng giảm giá hàng tồn kho...

         Nhiều doanh nghiệp cũng không dự kiến mức tổn thất để trích lập dự phòng đối với khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán, nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể hoặc không thu thập thông tin tài chính trước/sau kiểm toán của các đơn vị, tổ chức nhận đầu tư tài chính dài hạn khác để xem xét sự cần thiết phải trích lập dự phòng.

        Với hàng tồn kho, khoản mục có giá trị rất lớn trong tổng tài sản của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp ngành xây lắp, nhưng công tác kiểm kê chưa được thực hiện tốt ở thời điểm khóa sổ kế toán lập báo cáo tài chính, khiến con số này không đảm bảo độ tin cậy. Nhiều doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho không nhất quán, không phù hợp với chính sách kế toán công bố.

* Sai sót liên quan đến báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

        Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp là yếu tố chi phối quyết định của nhà đầu tư. Vậy nhưng, vẫn có doanh nghiệp bất động sản áp dụng chuẩn mực về hợp đồng xây dựng (ghi nhận doanh thu theo tiến độ, tương tự nhà thầu xây dựng). Hay có doanh nghiệp ghi doanh thu từ cổ phiếu được nhận không phải trả tiền do công ty cổ phần phát hành thêm cổ phiếu từ thặng dư vốn cổ phần, trả cổ tức bằng cổ phiếu.

        Với chi phí, nhiều doanh nghiệp thay đổi phương pháp khấu hao khi không có bằng chứng cho thấy có sự thay đổi về cách thức sử dụng và thu hồi tài sản nhằm giảm con số chi phí phải khấu hao trong năm, nhờ vậy, làm tăng lãi/giảm lỗ trên báo cáo tài chính. Thậm chí, chi phí lãi vay không được hạch toán đúng, đủ; chi phí quản lý doanh nghiệp cũng không được kết chuyển toàn bộ vào báo cáo kết quả kinh doanh, mà “treo” lại một phần trên bảng cân đối kế toán.

* Sai sót liên quan đến báo cáo lưu chuyển tiền tệ

        Mặc dù thị trường chứng khoán suy giảm kéo dài, nhiều khoản đầu tư tài chính đã bị giảm sâu, nhưng trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ của nhiều doanh nghiệp đã không trình bày luồng tiền liên quan đến chứng khoán nắm giữ vì mục đích thương mại; không bóc tách chênh lệch giữa số dư đầu kỳ và cuối kỳ của các khoản phải thu, phải trả và tồn kho liên quan đến hoạt động đầu tư và tài chính. Thậm chí, trên báo cáo tài chính của không ít doanh nghiệp, số liệu giữa báo cáo này không khớp với số liệu trên báo cáo kết quả kinh doanh.

* Sai sót liên quan đến thuyết minh báo cáo tài chính

        Thuyết minh báo cáo tài chính là một thành tố của báo cáo tài chính, cung cấp cho người đọc báo cáo căn cứ của các số liệu được hạch toán trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. Thế nhưng, nhiều bản thuyết minh lại theo kiểu “nói một đằng, làm một nẻo”. Bản thuyết minh báo cáo tài chính trong nhiều trường hợp không thuyết minh các chỉ tiêu có tính chất trọng yếu theo quy định của chuẩn mực kế toán như khoản đi vay, cho vay có giá trị lớn, phương pháp xác định doanh thu, giá vốn gắn với từng loại hình lĩnh vực kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp, khiến người đọc không có được cái nhìn rõ ràng, chân thực về doanh nghiệp. Thông tin về các bên liên quan không được trình bày, hoặc trình bày không đủ các nội dung theo quy định của chuẩn mực kế toán.