Chứng từ kế toán và chi phí hợp lý của doanh nghiệp

I. Tổng quan về chứng từ kế toán và chi phí hợp lý

1.1. Chứng từ kế toán

         Theo điểm 3, điều 3 của Luật kế toán 2015 số 88/2015/QH13 quy định “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”.

(Ảnh: Internet)

      Trên chứng từ kế toán phải bao gồm các nội dung chủ yếu:

• Tên của chứng từ kế toán
• Số hiệu của chứng từ kế toán
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
• Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán
• Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• Số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

       Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán nói trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ. 

     Các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng theo biểu mẫu ban hành kèm theo hoặc được tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế.

      Theo Điều 18 của Luật kế toán Số 88/2015 quy định về công tác Lập và lưu trữ chứng từ kế toán như sau:

• Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
• Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định
• Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
• Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều này.

1.2. Chi phí hợp lý

       Chi phí được định nghĩa như là giá trị tiền tệ của các khoản hao phí bỏ ra nhằm thu được các loại tài sản, hàng hóa hoặc các dịch vụ.

       Các khoản chi phí phát sinh của doanh nghiệp được xác định là chi phí hợp lý khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

       - Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

       - Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

      - Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

2.1. Chi phí mua hàng (vật tư, hàng hóa,….)

• Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào
• Chứng từ thanh toán cho người bán

     + Phiếu chi: đối với hóa đơn có tổng giá thanh toán dưới 20 triệu đồng

     + Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: đối với hóa đơn có tổng giá thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên

• Phiếu nhập kho vật liệu, hàng hóa

• Phiếu xuất kho của bên bán hàng
• Biên bản bàn giao hàng hóa
• Biên bản thanh lý hợp đồng

       Tuy nhiên, trong một số trường hợp doanh nghiệp mua hàng của các cá nhân thì hàng hóa được mua về không có hóa đơn đi kèm như chi phí thuê nhà - văn phòng của cá nhân, chi phí thuê nhân công ngoài, cho phí thuê cá nhân gia công… Trong trường hợp phát sinh các khoản chi phí như trên, để chi phí trở thành chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần thực hiện như sau:

• Hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ.
• Chứng từ thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản đều được
• Biên bản bàn giao hàng hóa.
• Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC). Bảng kê trên phải do người đại diện theo pháp luật của DN (hoặc người được ủy quyền) ký và chịu trách nhiệm. Giá mua hàng trên bảng kê phải tương tự như giá trên thị trường (Nếu cao hơn sẽ bị loại)

• Hợp đồng
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (vì có hóa đơn bán hàng),
• Hóa đơn bán hàng (Mua của chi cục thuế)
• Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ, ....

• Nếu trên hợp đồng thể hiện là bên DN chịu thuế thay:

     + Nếu mức thuê < 100tr/năm thì DN cần chuẩn bị: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán

     + Nếu mức thuê từ 100tr trở lên thì cần chuẩn bị: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán, Chứng từ kê khai và nộp thuế thay chủ nhà. Nếu trên hợp đồng thể hiện là Cá nhân chịu thuế doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán

     * Đối với hàng hóa nhập khẩu

• Hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ
• Tờ khai hải quan nhập khẩu
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Giấy báo nợ
• Hóa đơn thương mại: Invoice, paskinglist
• Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu
• Phiếu nhập kho vật tư

    * Đối với mua sắm tài sản cố định

• Hợp đồng mua tài sản cố định
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua tài sản cố định
• Hóa đơn GTGT
• Biên bản giao nhận tài sản cố định
• Chứng từ thanh toán: Ủy nhiệm chi

    * Đối với xây dựng cơ bản

• Hợp đồng kinh tế
• Thanh lý hợp đồng kinh tế
• Hóa đơn GTGT
• Biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình
• Hồ sơ quyết toán công trình
• Biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình

2.2. Đối với chi phí nhân công

       Chi phí tiền lương, thưởng, phụ cấp được xác định là chi phí hợp lý cần các chứng từ sau:

     - Hợp đồng lao động

     - Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp (ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng)

     - Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương)

     - Bảng chấm công hàng tháng.

     - Bảng thanh toán tiền lương (Có chữ ký đầy đủ)

     - Thang bảng lương do DN tự xây dựng.

     - Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hang.

     - Nếu là cá nhân uỷ quyền Quyết toán thuế TNCN thì phải có MST cá nhân

     - Nếu đi công tác cần quyết toán định cử đi công tác, giấy đi đường, các hoá đơn chứng từ khi đi công tác...

       Ngoài ra cũng cần phải có thêm:

     - Tờ khai thuế TNCN tháng, quý nếu có phát sinh phải nộp thuế TNCN.

     - Tờ khai Quyết toán thuế TNCN cuối năm

     - Các chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có)

2.3. Khấu hao tài sản cố định

      Đối với khấu hao tài sản cố định là một khoản chi phí không chi bằng tiền tại thời điểm ghi nhận chi phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chứng minh tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp khi có đầy đủ các chứng từ kế toán sau:

• Hợp đồng mua bán TSCĐ
• Hoá đơn tài chính của việc mua TSCĐ
• Hoá đơn vận chuyển TSCĐ
• Lệ phí trước bạ (nếu có)
• Phiếu xuất kho, Biên bản bàn giao tài sản giữa bên bán và bên mua
• Giấy báo nợ ngân hàng.

       Khi doanh nghiệp có đầy đủ chứng từ chứng minh tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thì chi phí được xác định là chi phí hợp lý khi thỏa mãn các điều kiện sau:

• Trước khi trích khấu hao TSCĐ phải có văn bản đăng ký phương pháp trích khấu hao gửi về cơ quan thuế.
• TSCĐ phải có hồ sơ đầy đủ và phải mang tên doanh nghiệp.
• TSCĐ này phải phục vụ cho quá trình SXKD.
• Khi mua phải thanh toán không dùng tiền mặt.
• Doanh nghiệp khi tiến hành trích khấu hao phải có bảng trích theo từng tháng.
• Đối với doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh khách hàng, du lịch, vận tải hành khách chỉ được sử dụng ô tô dưới 9 chô ngồi và chỉ được trích khấu hao với giá trị từ 1,6 tỷ.
• Nếu TSCĐ hữu hình nằm trên đất thì chỉ khi trích khấu hao kế toán phải bóc tách riêng biệt giữa vô hình và hữu hình.
• TSCĐ tự làm được trích KH theo tổng các chi phí sản xuất để hình thành nên tài sản đó. Trường hợp TSCĐ được hình thành trên đất thuê thì được trích khấu hao theo thời gian quy định nhưng không vượt quá thời gian đi thuê đất.
• Đối với tài sản cố định đang phục vụ cho SXKD nhưng tạm ngừng để sửa chữa hoặc di chuyển địa điểm, bảo trì, bảo dưỡng theo định kỳ thì doanh nghiệp vẫn được trích khấu hao nhưng tối đa không quá 12 tháng. Còn TSCĐ tạm dừng do sản xuất theo mùa vụ thì vân được trích khấu hao tối đa không quá 9 tháng. (DN phải lưu trữ và cung cấp đầy đủ hồ sơ, lý do của việc tạm dừng khi cơ quan thuế yêu cầu khi quyết toán).
• Riêng tài sản cố định là quyền sử dụng đất thì không được trích khấu hao.
• Doanh nghiệp được phép trích khấu hao nhanh nhưng tối đa không quá 2 lần trong một năm đối với những tài sản hoạt động SXKD có hiệu quả kinh tế cao nhưng phải có đủ điều kiện:

      + Doanh nghiệp trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng

      + Doanh nghiệp có lãi liên tục.

      + Khi trích khấu hao nhanh doanh nghiệp phải bảo đảm kinh doanh có lãi

2.4. Chi phí lãi vay

       Điều kiện để chi phí lãi vay hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

     - Phải góp đủ vốn điều lệ đã đăng ký theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của DN.

    - Nếu vay của cá nhân, tổ chức… không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế thì: Lãi suất không vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.

     - Hợp đồng vay tiền.

     - Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Khi vay, cho vay, trả nợ vay)

     - Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: 5% (Nếu đi vay của cá nhân khi trả lãi tiền vay phải khấu trừ 5%)

     - Hóa đơn GTGT tiền lãi vay (Nếu đi vay của DN (không phải là tổ chức tín dụng) khi trả tiền lãi vay thì phải yêu cầu công ty cho vay xuất hóa đơn)