Hướng dẫn cách tách họ, tên ra khỏi cột "họ và tên" trong Microsoft Office Excel

1. Hàm Left: Dùng để tách các ký tự bên trái một chuỗi văn bản

        Ví dụ: Trích ra 5 ký tự phía bên trái trong chuỗi “Hoàng Thị Nga” ta sẽ có công thức sau: =LEFT(“Hoàng Thị Nga”;5) và kết quả trả về ta được chuỗi ký tự “Hoàng”.

2. Hàm Right: Dùng để tách các ký tự bên phải một chuỗi văn bản

       Ví dụ: Trích ra 3 ký tự phía bên phải trong chuỗi ký tự “Hoàng Thị Nga” ta sẽ có công thức sau: =RIGHT(“Hoàng Thị Nga”;3) và kết quả trả về ta được chuỗi ký tự “Nga”.

3. Hàm Len: Dùng để đếm số ký tự trong chuỗi văn bản

        Ví dụ: Để đếm số ký tự trong chuỗi “Hoàng Thị Nga”  ta sẽ có công thức sau: =LEN(“Hoàng Thị Nga”) và kết quả trả về ta được 13 là số ký tự trong chuỗi.

       * Lưu ý: Trong chuỗi văn bản đưa vào hàm LEN, dấu cách cũng là một ký tự.

4. Hàm Find: Dùng để tìm kiếm vị trí của một chuỗi văn bản trong một chuỗi văn bản khác.

       Ví dụ: Tìm dấu cách trong chuỗi văn bản “Hoàng Thị Nga”  ta sẽ có công thức sau:

       = FIND(“ ”;“Hoàng Thị Nga”) và kết quả trả về là 6;

      Nếu ta điền công thức =FIND(“ ”;“Hoàng Thị Nga”;7) kết quả sẽ trả về là 10 (vì hàm sẽ tìm kiếm từ ký tự thứ 7 trở đi và dấu cách đầu tiên tìm thấy là vị trí thứ 10)

5. Hàm Substitute: Dùng khi để thay thế một chuỗi xác định tại một vị trí xác định trong toàn chuỗi dữ liệu ban đầu.

      - instance-num: Vị trí mà chuỗi dữ liệu cũ xuất hiện nơi mà bạn muốn thay bằng chuỗi dữ liệu mới. Nếu bạn chỉ ra vị trí instance-num thì chỉ có chuỗi dữ liệu tại vị trí đó được thay thế. Ngược lại, bạn bỏ qua giá trị instance-num thì toàn bộ old-text xuất hiện trong chuỗi dữ liệu sẽ được thay thế bởi  new-text.

       Ví dụ: Hình dưới đây thể hiện một số trường hợp dùng hàm SUBSTITUTE() để thay thế một số ký tự trong chuỗi, cột A là chuỗi dữ liệu ban đầu, cột B là kết quả sau khi đã dùng hàm SUBSTITUTE() để thay thế, và cột C là công thức tương ứng để cho ra kết quả như cột B.

       Trên đây là một số hàm cần thiết để chúng ta có thể tách được họ, tên ra khỏi cột họ và tên chung, sau đây tôi xin giới thiệu cách kết hợp các hàm trên để có thể tách được họ, tên ra khỏi cột họ và tên:

        Bước 1: Tiến hành tách tên khỏi cột Họ và tên

         Bước 2: Tiến hành tách Họ và tên đệm khỏi cột Họ và tên.

          Như vậy, với phương pháp tách họ và tên trên, các bạn có thể tách riêng phần họ, tên cho những danh sách mà trước đây các bạn đã nhập họ tên chung một cột mà không cần phải đánh lại, với những danh sách dài làm các bạn mất thời gian thì bây giờ các bạn đã có thể tiết kiệm thời gian làm việc của mình.

           Chúc các bạn thành công!