Sử dụng hàm Subtotal tính tổng giá trị danh sách đã lọc trong Microsoft Excel

        Hàm Sum là hàm tính giá trị tổng, được sử dụng rất phổ biến trong tính toán  Excel. Tuy nhiên, với những bài toán đòi hỏi tính toán cao hơn như tính tổng danh sách đã lọc trong Excel thì hàm Sum không thể phân biệt được các giá trị đã lọc hay không?

        Trong bài viết này chúng tôi sẽ giúp các bạn cách tính tổng danh sách đã lọc trong Excel bằng hàm Subtotal.

       Bước 1: Việc đầu tiên chúng ta cần làm là tạo bộ lọc cho danh sách trên.  Đầu tiên, chúng ta bôi đen danh sách lại, chọn tab Data và bấm vào Filter.

          Chúng ta có 1 bảng danh sách có khả năng lọc tìm kiếm thông tin như sau:

       Bước 2: Bấm chọn bảng lọc tại cột Phụ cấp, lựa chọn Number Filters rồi Less than để tạo bộ lọc theo đề bài là phụ cấp< 1,600,000

         Bước 3: Tại đây bạn nhập giá trị là “1,600,000” và ấn OK để xác nhận.

       Một bảng mới được hiện ra với các giá trị thỏa mãn được hiện lên, các giá trị không thỏa mãn sẽ tự động ẩn đi.

       Bước 4: Để kiểm tra xem liệu hàm Sum có tính chính xác được danh sách phụ cấp theo đề bài không, chúng ta thử nhập hàm Sum với cú pháp sau:

       Nhập công thức vào ô bất kỳ =Sum(D4:D18)

       Kết quả ra là 19,560,000 như vậy là không chính xác .

        Bước 5: Để giải quyết bài toán trên, tức là tính tổng danh sách đã lọc trong Excel với giá trị phụ cấp nhỏ hơn 1,600,000 chúng ta cần một hàm kết hợp với hàm Sum đó chính là hàm Subtotal. Hàm Subtotal không chỉ sử dụng cho Sum mà còn rất nhiều hàm khác nữa, tuy nhiên trong bài viết này chúng ta chỉ sử dụng Hàm Subtotal để tính tổng danh sách đã lọc trong Excel với công thưc sau:

        =Subtotal(9,D4:D18)

        Trong đó Subtotal là tên hàm tính giá trị đã lọc

       9 ở đây chính là Sum

       Lưu ý: Hàm Subtotal cho phép chúng ta thực hiện các phép tính với giá trị đã lọc, bao gồm ẩn hay không ẩn và hàm Subtotal phải kết hợp với một hàm trong phép tính.

      Kết quả hiện ra 10,460,000, bạn có thể tính với danh sách trên sẽ cho kết quả trùng khớp. Như vậy với việc sử dụng Subtotal chúng ta đã có thể tính tổng danh sách đã lọc trong Excel được rồi.

• Các hàm sử dụng được với Subtotal và ký hiệu cần ghi nhớ

       Qua ví dụ trên chúng ta đã biết số 9 tức là hàm Sum được sử dụng kết hợp với Subtotal, sau đây là 10 hàm còn lại sử dụng được với Subtotal cùng với các giá trị tương ứng với nó.

         Trong bảng dưới chúng ta thấy có 2 loại giá trị là tính giá trị ẩn và bỏ qua giá trị ẩn. Vậy điểm khác nhau của chúng trong cách tính tổng danh sách đã lọc trong Excel này là gì ?

        Nói một cách dễ hiểu giá trị ẩn là giá trị bị loại do không thỏa mãn điều kiện của bộ lọc còn giá trị, với loại giá trị này thì dù bạn áp dụng 1 trong 2 điều kiện trên đều ra kết quả như nhau. Còn với giá trị mà bạn ẩn đi khi sử dụng Hide nếu áp dụng tính giá trị ẩn, kết quả sẽ được tính vào và ngược lại khi áp dụng bỏ qua giá trị ẩn.

    + Khi sử dụng công thức: Subtotal(109,D4:D18) và không ẩn ta có cùng kết quả như công thức Subtotal(9,D4:D18) là 10,460,000

        Còn khi ta ẩn đi hàng có số thứ tự 5,6, xoá lọc và dùng công thức  Subtotal(9,D4:D18) ta thu được kết quả: 22,060,000 đúng bằng kết quả khi ta không dùng lệnh ẩn (Hide).

        Và khi ta ẩn đi hàng có số thứ tự 5,6, xoá lọc và dùng công thức  Subtotal(109,D4:D18) ta thu được kết quả: 18,560,000, kết quả này đã được trừ đi hàng đã bị ẩn.

       Trên đây là cách tính tổng danh sách đã lọc trong Excel sử dụng hàm Subtotal kết hợp với hàm Sum. Hy vọng qua bài viết trên có thể giúp bạn hiểu hơn về hàm Subtotal cũng như một cách sử dụng hàm Sum trong tính toán.

       Chúc các bạn thành công!