Những sai sót thường gặp trong kế toán thuế ở các doanh nghiệp

        Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, do yếu tố chủ quan cũng như khách quan mà nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thực sự tiếp cận đúng và đầy đủ các văn bản, chế độ được Nhà nước ban hành, dẫn đến việc thực thi còn nhiều sai sót, vướng mắc. Sau đây là một số sai sót cơ bản mà doanh nghiệp gặp phải trong kế toán thuế.

1. Thuế GTGT

a/Kê khai thuế GTGT hàng tháng

Trong thông tư số 156/2013/TT-BTC đã quy định về kê khai thuế, tuy nhiên trong một số tình huống thực tế, các văn bản của Nhà nước chưa có những hướng dẫn cụ thể dẫn đến quá trình thực hiện của doanh nghiệp còn sai sót như:

– Không ghi chú thời hạn thanh toán khi Hóa đơn GTGT đầu vào trên 20 triệu dẫn đến không theo dõi được thời điểm phải thanh toán để đảm bảo hoá đơn hợp lệ theo quy định.

– Không kê đúng mục của bảng kê đầu vào, không phân biệt hóa đơn dùng chung và dùng riêng cho hàng chịu thuế và không chịu thuế.

– Thiếu chỉ tiêu [22] thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang.

– Kê khai hóa đơn không hợp lệ như : sai MST, tên doanh nghiệp, địa chỉ, hóa đơn bị sửa, xóa…

– Cấn trừ số thuế phát sinh âm kỳ này với nợ thuế GTGT chưa nộp của kỳ trước.

– Tính vào số thuế GTGT đầu vào đối với hàng hoá nhập khẩu theo thông báo của Hải Quan, trong khi chưa nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu đó.

– Kê khai tờ khai nhập khẩu mà không kê theo giấy nộp tiền.

– Không kê khai PL01-3/GTGT đối với Doanh nghiệp kinh doanh xe gắn máy, ô tô.

- Không phân biệt được trường hợp kê khai bổ sung khi kê khai sót hoá đơn đầu vào, đầu ra.

* Kê khai sót hóa đơn đầu vào:

Tại Khoản 8, Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Luật thuế GTGT và Nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế GTGT quy định:

“8. Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó, không phân biệt đã xuất dùng hay còn để trong kho.

Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế GTGT đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế”.

Do đó  hóa đơn GTGT đầu vào nếu kê khai sót thì được kê khai vào các tháng sau đó, nếu tháng đó phát sinh số tiền thuế GTGT phải nộp nhưng nếu không kê khai sót hóa đơn thì tháng đó sẽ không phát sinh thuế GTGT phải nộp. Nếu được kê khai bổ sung thì sẽ không phải nộp thuế GTGT.

Ví dụ: Tháng 11/2016 Công ty TNHH Bình Minh kê khai thuế GTGT tháng 10/2016 (ngày 20/11/2016 là hạn cuối cùng nộp tờ khai), trên tờ khai kê khai công ty phát sinh số tiền thuế GTGT phải nộp trong tháng là 25.658.900 đồng. Tuy nhiên đến ngày 21/11/2016 có 01 hóa đơn mua hàng đầu vào mới về đến công ty (Do công ty đối tác gửi chậm), số tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trên tờ khai đó là 37.896.520 đồng. Nhưng vì tờ khai chính thức đã nộp nên công ty không được phép kê khai bổ sung vào tờ khai tháng 10 mà phải kê khai sang tờ khai tháng 11, Do đó tháng 10/2016 công ty vẫn phải nộp số thuế GTGT là 25.658.900 đồng.

Lưu ý: Những hóa đơn đầu vào kê khai sau khi doanh nghiệp được hoàn thuế thì sẽ không được khấu trừ.

Ví dụ: Năm 2015 doanh nghiệp kê khai bỏ sót 2 hóa đơn đầu vào, tuy nhiên đến thời điểm ngày 11/3/2016 công ty nhận được quyết định hoàn thuế GTGT giai đoạn từ tháng 01/2015 đến hết tháng 12/2015. Như vậy 2 số hóa đơn đầu vào kê khai bỏ sót nêu trên nếu kê khai sau ngày 11/3/2016 thì sẽ không được khấu trừ nữa.

*  Kê khai sót hóa đơn đầu ra:

Hóa đơn đầu ra xuất bán phát sinh kỳ nào thì thực hiện khai bổ sung, điều chỉnh kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn đó theo quy định.

Ví dụ: Ngày 05/12/2016 Công ty TNHH Dịch vụ Tri Thức phát hiện 1 hóa đơn GTGT đầu ra ngày 05/10/2016 chưa kê khai. số tiền là: 100.000.000 tiền thuế GTGT là: 10.000.000

-> Khi đó, Công ty phải kê khai bổ sung, điều chỉnh lại tờ khai thuế GTGT của tháng 10/2015.

Giả sử trong tháng 10/2016 công ty còn số tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ chuyển sáng tháng 11/2016 là 8.500.000; nếu đến tháng 12/2016 công ty phát hiện và phải kê khai điều chỉnh tờ khai của tháng 10/2016 thì số thuế tháng 10/2016 sẽ phát sinh số tiền phải nộp là 1.500.000 đồng; Đồng thời phải nộp số tiền nộp chậm là 0.03%x15x1.500.000đ = 6.750đ.

2. Thuế TNDN

a/ Kê khai thuế TNDN

- Quên không đăng ký bổ sung tài khoản ngân hàng (Mẫu 08) khi doanh nghiệp phát sinh số tài khoản thứ 2.

- Khi thực hiện kê khai không đọc kỹ phần hướng dẫn kê khai (đính kèm tờ khai đăng ký thuế) dẫn đến: Không ghi tên chính thức bằng chữ in hoa, ghi không đầy đủ địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, nhầm lẫn giữa quyết định thành lập và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh…

- Dễ ghi nhầm chỉ tiêu: Địa chỉ trụ sở do chỉ tiêu tỉnh, thành phố ở dòng trên, chỉ tiêu quận/huyện ở dòng dưới (thông thường hay ghi theo trình tự ngược lại).

- Kê khai thiếu các chỉ tiêu: Tài khoản Ngân hàng, Kho bạc; chỉ tiêu Kế toán trưởng…
- Không xác định đúng ngành nghề kinh doanh chính (doanh nghiệp kinh doanh nhiều ngành nghề).

- Không xác định đúng chỉ tiêu Năm tài chính.

- Không chọn mục gia hạn nộp tiền thuế khi phát sinh thuế doanh nghiệp phải nộp khi có quyết định gia hạn nộp thuế của tổng cục thuế.

- Thiếu bảng kê hồ sơ quyết toán thuế (liệt kê danh sách hồ sơ đính kèm theo nhằm tránh thất lạc).

b/Kế toán thuế TNDN

- Không loại chi phí không được trừ khi xác định thuế TNDN.

- Doanh nghiệp được thụ hưởng chế độ miễn giảm do ưu đãi đầu tư nhưng quên hoặc không biết cách hạch toán và báo cáo quyết toán với cơ quan thuế; hoặc chờ cơ quan thuế đến kiểm tra để xác định số thuế được miễn giảm.

- Không thiết lập đầy đủ hồ sơ về tài sản cố định, mua sắm TSCĐ không có hoá đơn hợp lệ.

- Hạch toán chi phí tiền lương nhưng thiếu hợp đồng lao động; bảng lương không có người ký nhận.

- Khi  có sự thay đổi những thông tin như: Địa chỉ kinh doanh , tài khoản và ngân hàng , điện thoại, kế toán trưởng… không khai báo thay đổi kịp thời (sẽ bị xử phạt).

- Các văn bản trong trong hồ sơ đăng ký thuế lần đầu, …. của các doanh nghiệp mới thành lập không phải do người đại diện theo pháp luật của cơ sở kinh doanh ký tên, đóng dấu.

3. Kế toán thuế Thu nhập cá nhân

a/Không xác định được khi nào khai thuế TNCN theo tháng và khi nào thì theo quý.

Theo thông tư số 156/2013/TT-BTC quy định:

- DN kê khai thuế GTGT theo quý thì kê khai thuế TNCN theo quý.
- DN kê khai thuế GTGT theo tháng thì xét 2 trường hợp như sau:
+ Nếu trong tháng phát sinh số thuế TNCN phải nộp > 50.000.000 thì kê khai theo tháng.
+ Nếu trong tháng phát sinh số thuế TNCN phải nộp < 50.000.000 thì kê khai theo quý.
Ví dụ: Năm 2016 Công ty TNHH Minh Phúc thuộc diện kê khai thuế GTGT theo tháng.
- Tháng 1 phát sinh số thuế TNCN trên Tờ khai số 05/KK-TNCN < 50 triệu và Tờ khai 06/KK-TNCN < 50 triệu đồng.

-> Công ty kê khai thuế TNCN theo quý từ Qúy 1 - IV/2015

Chú ý: Chỉ xác định một lần kể từ tháng đầu tiên có phát sinh khấu trừ thuế và áp dụng cho cả năm tính thuế.

b/Không quyết toán thuế TNCN khi các tháng không có phát sinh thuế TNCN phải nộp

Kể từ ngày 15/11/2014 theo Thông tư 151/2014/TT-BTC của Bộ tài chính:

- DN trả thu nhập thuộc diện chịu thuế TNCN có trách nhiệm khai quyết toán thuế TNCN và quyết toán thuế TNCN thay cho các cá nhân có uỷ quyền. (không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế.

- Trường hợp DN không phát sinh trả thu nhập thì không phải khai quyết toán thuế TNCN.

Doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa phát sinh trả thu nhập và phát sinh thuế TNCN, vì vậy còn có trường hợp mặc dù vẫn phát sinh trả lương nhưng không quyết toán thuế TNCN.

c/ Không trừ các khoản nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp khi tính thuế TNCN.

d/ Không trừ khoản phụ cấp tiền ăn mà Doanh nghiệp phải trả cho người lao động (Không vượt quá 730.000 đồng) khi tính thuế TNCN.

e/ Khi quyết toán thuế, không cung cấp đầy đủ giấy tờ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan kiểm tra.

Ví dụ quyết toán thuế TNCN của cá nhân, theo thông tư chỉ phải nộp tờ khai quyết toán thuế mẫu số 09/KK-TNCN (phụ lục kèm theo nếu có); bản chụp các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Cá nhân cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên bản chụp đó. Tuy nhiên người nhận hồ sơ yêu cầu bảng lương, giấy nộp tiền thuế, thư bổ nhiệm, photo tờ khai các tháng, bảng kê ngày cư trú, hợp đồng thuê nhà…

Theo quy định trường hợp cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế khai quyết toán với cơ quan thuế thì hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 09/KK-TNCN ban hành kèm theo thông tư này.
• Phụ lục mẫu số 09-1/PL-TNCN ban hành kèm theo thông tư này.
• Phụ lục mẫu số 09-3/PL-TNCN ban hành kèm theo thông tư này nếu có đăng ký
• Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.
• Phụ lục mẫu số 09-4/PL-TNCN ban hành kèm theo thông tư này.
• Bản chụp các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Cá nhân cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên bản chụp đó.
• Trường hợp, theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp, người nộp thuế có thể nộp bản chụp giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan chi trả thu nhập cấp hoặc bản chụp chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế.
• Bản chụp các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).

   - Trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài phải có tài liệu chứng minh hoặc xác nhận về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài kèm theo thư xác nhận thu nhập năm mẫu số 20/TXN-TNCN ban hành kèm theo thông tư này.

4. Kế toán thuế xuất nhập khẩu

a/ Hồ sơ chứng minh hàng xuất khẩu :

+ Không thuyết minh sự sai biệt giữa hoá đơn và tờ khai Hải quan; giữa hoá đơn và chứng từ thanh toán.

+ Thiếu chứng từ thanh toán hợp pháp đối với hàng xuất khẩu .

b/ Chưa  xác định được hàng “tạm xuất – tái nhập” dẫn đến không xác định được đối tượng phải nộp thuế hay đối tượng miễn, hoàn thuế XNK.

- Trường hợp  nhập khẩu HH về kho và sau đó xuất kinh doanh sang nước khác

- Trường hợp nhập khẩu HH và tái xuất lô hàng luôn sang nước thứ 3 theo dạng tạm nhập, xuất kinh doanh.

Căn cứ quy định tại khoản 8, Điều 112, Thông tư số 128/2013/TT-BTC ngày 10/9/2013 của Bộ Tài chính thì hàng hoá nhập khẩu nhưng tái xuất sang nước thứ ba được xét hoàn lại thuế nhập khẩu đã nộp tương ứng với số lượng hàng thực tế tái xuất và không phải nộp thuế xuất khẩu.

Để được xét hoàn lại thuế nhập khẩu đã nộp và không phải nộp thuế xuất khẩu thì hàng hóa phải thỏa mãn điều kiện quy định sau:

- Hàng hoá được tái xuất ra nước ngoài trong thời hạn tối đa 365 ngày kể từ ngày thực tế nhập khẩu;

Trường hợp quá 365 ngày, cơ quan hải quan nơi làm thủ tục hoàn thuế, không thu thuế, kiểm tra cụ thể và báo cáo Tổng cục Hải quan để báo cáo Bộ Tài chính xem xét, xử lý từng trường hợp cụ thể.

- Hàng hoá chưa qua quá trình sản xuất, gia công, sửa chữa hoặc sử dụng tại Việt Nam.

Về trường hợp tạm nhập- tái xuất: Tại Khoản 6 Điều 112 nêu trên quy định:

“Hàng hoá tạm nhập khẩu để tái xuất khẩu hoặc hàng hoá tạm xuất khẩu để tái nhập khẩu và hàng hoá nhập khẩu uỷ thác cho phía nước ngoài sau đó tái xuất đã nộp thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu, bao gồm cả trường hợp hàng hóa nhập khẩu tái xuất vào khu phi thuế quan (để sử dụng trong khu phi thuế quan hoặc xuất khẩu ra nước ngoài; trừ trường hợp tái xuất vào Khu kinh tế thương mại đặc biệt, khu thương mại – công nghiệp và các khu vực kinh tế khác thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính) được xét hoàn thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu và không phải nộp thuế nhập khẩu khi tái nhập, thuế xuất khẩu khi tái xuất (trừ trường hợp đã được miễn thuế quy định tại khoản 1 Điều 100 Thông tư này).
Trường hợp hàng hoá tạm nhập khẩu để tái xuất khẩu hoặc hàng hoá tạm xuất khẩu để tái nhập khẩu, nếu đã thực tái xuất khẩu hoặc tái nhập khẩu trong thời hạn nộp thuế thì không phải nộp thuế nhập khẩu hoặc thuế xuất khẩu tương ứng với số hàng hoá thực tế đã tái xuất hoặc tái nhập khẩu.”

Trường hợp thuê tài sản của nước ngoài: DN phải nộp thuế XNK vì không nằm trong đối tượng hàng hoá được miễn thuế XNK mặc dù sau thời gian thuê tài sản được xuất trả lại cho bên nước ngoài.

5. Thuế TTĐB

a/ Vướng mắc trong việc xác định đối tượng chịu thuế TTĐB và viết hoá đơn các sản phẩm bán kèm theo khi kinh doanh dịch vụ Karaoke.

Một số doanh nghiệp chưa xác định được đúng căn cứ tính thuế TTĐB khi kế toán hoạt động kinh doanh dịch vụ Karaoke trong đó có dịch vụ ăn uống. Chúng ta biết rằng, dịch vụ ăn uống không thuộc đối tượng chịu thuế TTĐB. Tuy nhiên, theo thông tư số 05/2012/TT-BTC quy định, căn cứ tính thuế TTĐB là doanh thu của dịch vụ karaoke bao gồm cả doanh thu của dịch vụ ăn uống và các dịch vụ đi kèm.

Việc viết hoá đơn cho dịch vụ này căn cứ vào thông tư số 3/2014/TT-BTC quy định. Nếu số lượng hàng hoá dịch vụ nhiều hơn số dòng quy định trên hoá đơn thì phải lập bảng kê kèm theo hoặc viết liền trên các số hoá đơn liên tục.

b/ Không xác định đúng đối tượng phải kê khai nộp thuế TTĐB đối với đơn vị có cửa hàng, chi nhánh cùng tỉnh và khác tỉnh

Theo Thông tư 156/2013/TT-BTC quy định về thuế tiêu thụ đặc biệt :

- Doanh nghiệp có cơ sở phụ thuộc sản xuất hàng hóa chịu thuế tiêu thụ đặc biệt đóng trên địa bàn tỉnh, thành phố khác với tỉnh, thành phố nơi đóng trụ sở chính thì phải khai thuế tiêu thụ đặc biệt với cơ quan thuế quản lý trực tiếp tại địa phương nơi có cơ sở sản xuất.

- Doanh nghiệp sản xuất hàng hoá, gia công hàng hoá, kinh doanh dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt;hướng dẫn cách kê khai thuế tiêu thụ đặc biệt.

- Doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu mua hàng chưa nộp thuế tiêu thụ đặc biệt, sau đó không xuất khẩu mà bán trong nước. Trường hợp này doanh nghiệp phải kê khai nộp thuế TTĐB theo từng lần phát sinh.

- Doanh nghiệp sản xuất hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt thực hiện bán hàng qua chi nhánh, cửa hàng, đơn vị trực thuộc hoặc bán hàng thông qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, xuất hàng bán ký gửi. Phải khai thuế tiêu thụ đặc biệt cho toàn bộ số hàng hóa này.

 - Đối với các chi nhánh, cửa hàng, đơn vị trực thuộc, đại lý, đơn vị bán hàng ký gửi không phải khai thuế tiêu thụ đặc biệt nhưng khi gửi Bảng kê bán hàng cho doan nghiệp và đồng gửi một bản cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp đơn vị trực thuộc.

Trên đây là những sai sót thường gặp và một số nội dung hướng dẫn thực hiện trong kế toán thuế thực tế phát sinh ở các doanh nghiệp, đồng thời cũng là kinh nghiệm cho các sinh viên khi ra trường làm việc tránh mắc phải những lỗi tương tự. Mặt khác, là người làm kế toán cần phải đọc, cập nhật và hiểu rõ các bước thực hiện, các thủ tục liên quan khi kê khai, quyết toán, hạch toán thuế theo quy định hiện hành để đạt được hiệu quả công việc cao nhất.

Tác giả: Đinh Thị Kim Thiết