Đặc trưng và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là“ chứng từ ghi sổ“. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

- Ghi theo trình tự thời gian ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ Cái.

- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.

- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm ( theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.

- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán sau:

+ Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ;

+ Sổ Cái;

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để tổng hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo các tài khoản tổng hợp quy định trong chế độ kế toán. Có hai loại sổ Cái: sổ Cái ít cột và sổ Cái nhiều cột. Sổ Cái ít cột được áp dụng trong các trường hợp hoạt động kế toán tài chính đơn giản, do đó quan hệ đối ứng các tài khoản cũng đơn giản. Trong trường hợp hoạt động kế toán phức tạp, các tài khoản có nhiều quan hệ đối ứng với các tài khoản khác phải sử dụng mẫu sổ Cái nhiều cột để thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và thu nhận chỉ tiêu cần thiết phục vụ quản lý. Trên sổ Cái nhiều cột số phát sinh bên Nợ và số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản được phân tích theo các tài khoản đối ứng Có và tài khoản đối ứng Nợ có liên quan. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ Cái hai lần: 1 lần ghi vào bên Nợ và 1 lần ghi vào bên Có của các tài khoản có quan hệ đối ứng với nhau.

Sổ Cái thường đóng thành quyển, mở cho từng tháng một: trong đó mỗi tài khoản được giành riêng một trang hoặc một số trang tùy theo khối lượng nghiệp vụ ghi chép ít hay nhiều. Trường hợp một số tài khoản phải dùng một số trang, phải cộng tổng số theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau. Cuối tháng phải khóa sổ cộng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh có của từng tài khoản để làm căn  cứ lập bảng đối chiếu số phát sinh.

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để đăng ký tổng hợp số tiền của các chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian. Nội dung chủ yếu của sổ này gồm các cột: số hiệu của chứng từ ghi sổ, ngày tháng và tổng số tiền của các chứng từ ghi sổ. Ngoài mục đăng ký, các chứng từ ghi sổ phát sinh theo trình tự thời gian, sổ đăng ký chứng từ còn dùng để quản lý các chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu với tổng số tiền mà kế toán đã ghi trên các khoản kế toán.

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mở cho cả năm, cuối mỗi tháng phải cộng tổng số phát sinh trong tháng để làm căn cứ đối chiếu với bảng cân đối phát sinh.

Bảng cân đối số phát sinh được dùng để tổng hợp số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên sổ Cái, nhằm kiểm tra lại việc tập hơp và hệ thống hóa các số liệu trên sổ Cái, đồng thời làm căn cứ để thực hiện việc đối chiếu số liệu của sổ Cái với số liệu của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Trên bảng đối chiếu số phát sinh ngoài các cột phản ánh số phát sinh Nợ, phát sinh Có còn các cột phản ánh số dư đầu tháng và số dư cuối tháng của từng tài khoản, do đó bảng này được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối tài sản và báo biểu kế toán khác.

Sổ và thẻ kế toán chi tiết trong hình thức chứng từ ghi sổ tương tự như hình thức Nhật ký – Sổ Cái.

Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, chứng từ để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ dùng để tập hợp số liệu của chứng từ gốc theo từng loại sự việc và ghi rõ nội dung vào sổ từng sự việc ấy. Chứng từ ghi sổ có thể lập cho nhiều chứng từ gốc, hoặc có thể lập cho nhiều chứng từ gốc có nội dung kinh tế giống nhau và phát sinh thường xuyên trong tháng. Trong trường hợp thứ hai phải lập các bảng tổng hợp chứng từ gốc. Bảng tổng hợp chứng từ gốc lập cho từng loại nghiệp vụ một và có thể lập định kỳ 5- 10 một lần hoặc lập một bảng lũy kế cho cả tháng, trong đó nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa ghi chép theo trình tự thời gian, vừa được phân loại theo tài khoản đối ứng. Cuối tháng căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc lập các chứng từ ghi sổ.
 

2. Trình tự ghi sổ kế toán

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh.

Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản trên bảng tổng hợp chi tiết.