Công tác văn thư ở Việt Nam trong thời kỳ hội nhập

Công tác văn thư, lưu trữ có vị trí vai trò ý nghĩa quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức đều có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng tất cả các công việc, từ chỉ đạo, điều hành đến thực hiện giải quyết công việc đối với tất cả các lĩnh vực kết thúc đều gắn liền với văn bản, tài liệu và hồ sơ công việc. Công tác văn thư lưu trữ ngày càng được củng cố cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ. Đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập quốc tế như hiện nay, công tác văn thư càng phải được đổi mới và nâng cao hơn nữa để có thể bắt kịp với xu thế của thời đại.

1. Công tác văn thư và ý nghĩa của công tác văn thư

Theo Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư thì công tác văn thư là hoạt động bao gồm các công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

Công tác văn thư được áp dụng đối với: cơ quan, tổ chức Nhà nước và doanh nghiệp Nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức); tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.

* Ý nghĩa của công tác văn thư

Hiệu quả của hoạt động văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động quản lý của các tổ chức. Vì vậy, nó có ý nghĩa to lớn với hoạt động quản lý, cụ thể:

- Công tác văn thư lưu trữ bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung.

- Đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan. Cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ. Nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết. Các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.

- Giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia. Các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. .

2. Công tác văn thư ở Việt Nam trong thời kỳ hội nhập

* Tính cấp thiết của việc đổi mới công tác văn thư hiện nay

Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ tác động lớn đến các quy trình quản lý, từ đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của thế giới. Theo đó, việc đổi mới công tác văn thư - đổi mới toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá trình hội nhập.

Để nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước trong giai đoạn hiện nay đòi hỏi chúng ta phải từng bước hiện đại hóa nền hành chính, chuyển bộ máy nhà nước với chức năng cai trị thuần tuý sang bộ máy phục vụ nhân dân. Muốn thực hiện được điều này phải đồng thời tiến hành rất nhiều các biện pháp như: triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của hệ thống hành chính nhà nước; áp dụng các công cụ, phương pháp quản lý tiên tiến, hiện đại trong các cơ quan hành chính nhà nước; áp dụng, triển khai thực hiện cơ chế "một cửa" trong việc giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức ở các cơ quan hành chính nhà nước các cấp… yêu cầu phải đổi mới, hoàn thiện công tác văn thư. Trong đó, ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là một yêu cầu mang tính tất yếu khách quan để đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, công khai, minh bạch, từ đó sẽ nâng cao được hiệu quả của hoạt động quản lý.

* Công tác văn thư trong hội nhập quốc tế hiện nay

Thực tế cho thấy, công tác văn thư dù đã có những bước phát triển nhưng chưa hoàn thiện thực sự và chưa đáp ứng được yêu cầu phục vụ cho công cuộc đổi mới của đất nước trong giai đoạn hội nhập quốc tế. Những tồn tại đó là:

Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự được quan tâm và đi vào nề nếp. Tài liệu hành chính chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh là điều rất dễ nhận thấy trong nhiều cơ quan hiện nay. Mặc dù ngay từ Nghị định 142-CP ngày 28 tháng 9 năm 1963, công việc lập hồ sơ đã được đặt ra chính thức như là một nhiệm vụ của cán bộ làm việc trong cơ quan nhà nước, nhưng đến nay nó vẫn không được chú ý thực hiện đầy đủ.

Việc theo dõi xử lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành còn lỏng lẻo, nhiều khi không kịp thời. Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong các cơ quan còn thấp, văn bản chưa được chuẩn hoá.

Việc xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải quyết văn bản còn chậm, thủ công. Công nghệ thông tin chưa được áp dụng rộng rãi vì thiếu nhân lực và nhiều lý do khác. So với các nước khác trên thế giới và trong khu vực, đây là khâu tụt hậu dễ nhận thấy trong công tác văn thư ở nước ta hiện nay.

3. Phương pháp đổi mới công tác văn thư ở Việt Nam hiện nay

Từ những trình bày trên đây, có thể khẳng định rằng công tác văn thư trong thời kỳ đổi mới đang phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết. Những nhiệm vụ như vậy đòi hỏi phải có giải pháp khắc phục triệt để. Cụ thể:

- Có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan.

- Ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành chính văn phòng, đặc biệt là xây dựng và hoàn thiện hệ thống thuật ngữ văn thư, làm cơ sở xây dựng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư của các cơ quan.

- Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước thực chất là một phương pháp quản lý mới nhằm hệ thống hoá và cụ thể hoá các thủ tục hành chính ứng với từng công việc theo một trình tự nhất định đã được quy định ở nhiều văn bản pháp luật và các quy định, quy chế của từng cơ quan. Tiếp theo đó là việc triển khai thực hiện cơ chế "một cửa" trong việc giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức ở các cơ quan hành chính nhà nước các cấp. Đây chính là cách thức giải quyết công việc của tổ chức, công dân thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả lại kết quả thông qua một đầu mối là "bộ phận tiếp nhận và trả kết quả" tại cơ quan hành chính nhà nước.

- Tìm kiếm một giải pháp quản lý công tác văn thư lưu trữ hiện đại bằng cách cài đặt phần mềm quản lý công văn đi, đến. Đào tạo cán bộ, công chức nói chung và cán bộ, công chức làm công tác văn thư nói riêng. Trang bị cho đội ngũ cán bộ, công chức những kiến thức cơ bản về công tác văn thư. Cán bộ văn thư chuyên trách cần được trang bị thêm những kiến thức bổ trợ trong chương trình đào tạo như kiến thức về nhà nước, về hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tin học ứng dụng,…

- Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ làm công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác văn thư đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập.

- Quản lý công tác văn thư chuyên nghiệp, hiệu quả bằng văn phòng điện tử Cloudoffice. Nó không chỉ giúp hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành xử lý công việc như khởi tạo, phân công, quản lý theo dõi tiến độ việc làm mà còn có thể hỗ trợ, thay thế cho những hệ thống quản lý khác như gửi các thông báo, trao đổi thảo luận, lên lịch công việc, lấy ý kiến biểu quyết… Với những phần mềm hữu ích như: Phần mềm quản lý văn phòng hiện đại, quản lý văn bản toàn diện, quản lý tài liệu chuyên nghiệp, điều hành công việc toàn diện, xử lý văn bản từ xa ở mọi nơi, mọi lúc… Văn phòng điện tử được xem như là bước cải tiến trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản hành chính.

Công tác văn thư nếu làm tốt sẽ góp phần tích cực trong quá trình hội nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước nói riêng, bởi lẽ, làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Bài viết đã giới thiệu khái quát về công tác văn thư, sự đổi mới và những thiết sót trong công tác văn thư và đưa ra một số phương pháp đổi mới công tác văn thư ở Việt Nam hiện nay. Bài viết cũng là tài liệu hữu ích cho quá trình giảng dạy, học tập và nghiên cứu cho học phần Quản trị văn phòng.

Ths. Nguyễn Thị Thủy