Hệ thống thông tin kế toán quản trị trong doanh nghiệp - Những hạn chế và hướng khắc phục

      Hệ thống thông tin kế toán quản trị thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin hữu ích, có chất lượng để kiểm soát hoạt động, sử dụng nguồn lực tối ưu và giúp cho nhà quản lý trong việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định quản trị góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

1. Hệ thống thông tin kế toán quản trị và các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán quản trị trong doanh nghiệp

1.1. Các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán quản trị  trong doanh nghiệp

      Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán quản trị (KTQT) bao gồm:

    - Con người: Khi xem xét yếu tố con người cần phải tập trung một số khía cạnh: năng lực, trình độ của nhân viên KTQT; tổ chức bộ máy KTQT; mối quan hệ giữa kế toán với các bộ phận trong doanh nghiệp (DN)

     - Thiết bị, phương tiện: Giúp thu nhận, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin bao gồm: hệ thống máy vi tính, thiết bị mạng và các phần mềm kế toán xử lý tự động.

     - Dữ liệu của KTQT: Bao gồm thông tin quá khứ, thông tin kế hoạch, thông tin tương lai, được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau bên trong và bên ngoài DN

1.2. Hệ thống thông tin kế toán quản trị theo quá trình kế toán

       Có thể phân chia hệ thống thông tin KTQT thành:

• Hệ thống thu nhận dữ liệu

       Bao gồm các nội dung:

      - Nhân sự để tổ chức thu nhận dữ liệu: Nhân viên KTQT phối hợp với các bộ phận khác trong DN trong quá trình thu thập dữ liệu.

    - Các thủ tục khi nhập dữ liệu: Việc sử dụng phần mềm cần phải tuân thủ các quy trình, thủ tục để đảm bảo phần mềm hoạt động một cách hiệu quả.

    - Tính chất của dữ liệu: Thông tin ban đầu mà hệ thống thông tin KTQT thu nhận có thể là thông tin quá khứ (nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra), thông tin kế hoạch (dự toán, dự tính) hoặc thông tin tương lai (dự báo, dự đoán).

     - Nguồn dữ liệu: Dữ liệu KTQT được thu thập từ kế toán tài chính, KTQT (phòng kế toán), từ các bộ phận, phòng ban trong DN (bộ phận sản xuất, bộ phận tiêu thụ, bộ phận kỹ thuật, bộ phận nhân sự, bộ phận cung ứng...), từ cơ quan quản lý Nhà nước, từ đối thủ cạnh tranh, từ báo cáo phân tích của các chuyên gia...

    - Phương pháp thu thập dữ liệu: phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp quan sát, điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống kê, phương pháp thực nghiệm…

• Hệ thống xử lý dữ liệu

     Hệ thống xử lý dữ liệu có nhiệm vụ chuyển dữ liệu ban đầu thành thông tin KTQT có ích cho nhà quản trị. Hệ thống xử lý dữ liệu cần thực hiện:

     - Chuẩn hóa dữ liệu thu thập: Đây là giai đoạn làm cho dữ liệu có giá trị, hiệu chỉnh dữ liệu và mã hóa dữ liệu để xử lý.

     - Tổng hợp dữ liệu: theo các nguyên tắc, phương pháp và kỹ thuật xử lý của KTQT để cung cấp thông tin.

    - Phân tích thông tin: thường sử dụng các phương pháp như phương pháp so sánh, phương pháp phân tích nhân tố, phương pháp cân đối, phương pháp phân tích chi tiết...

• Hệ thống cung cấp thông tin

      Hệ thống cung cấp thông tin xem xét trên các khía cạnh:

    - Trách nhiệm của KTQT: Kế toán theo từng bộ phận chuyên trách chịu trách nhiệm về xử lý thông tin trên cơ sở dữ liệu thu thập được. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước nhà quản trị về việc cung cấp thông tin.

    - Phương thức truyền thông tin: Là cách thức truyền tải thông tin cho nhà quản trị trên cơ sở đảm bảo yêu cầu thiết thực, kịp thời, nhanh chóng, chính xác.

     - Đối tượng nhận thông tin: Là các nhà quản trị các cấp của DN, tùy theo thông tin cung cấp là loại thông tin nào để xác định đối tượng nhận tin.

• Hệ thống kiểm soát thông tin

     Việc thiết lập hệ thống kiểm soát bao gồm:

    - Phân quyền trong hệ thống thông tin KTQT: Cần xác định khối lượng công việc và trách nhiệm của từng nhân viên trong việc thu thập, xử lý, cung cấp và thông tin.

    - Kiểm soát phương thức xử lý của hệ thống thông tin KTQT: Cần phải xây dựng quy trình kiểm soát để tránh các rủi ro và đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin KTQT.

    - Bảo mật thông tin KTQT: Thông tin KTQT là thông tin trong nội bộ DN, chỉ cung cấp riêng cho các nhà quản trị để thực hiện các mục tiêu quản lý, do vậy tính bảo mật thông tin đòi hỏi rất cao.

1.3. Nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị trong doanh nghiệp

      Xây dựng kế hoạch về chi phí hoạt động của DN đồng nghĩa với việc xác định các mục tiêu và xây dựng chiến lược để đạt mục tiêu đó. Đây chính là nhân tố mấu chốt mà nhà quản trị cần tính tới để tổ chức hệ thống thông tin KTQT chi phí. Tuy nhiên hiện nay, nhu cầu thông tin KTQT chi phí từ phía nhà quản trị DN chưa thực sự rõ ràng. Hầu hết các nhà quản trị ra quyết định đều dựa trên kinh nghiệm và thói quen quản lý nên khó có thể kiểm soát được chi phí và kết quả kinh doanh. Đây là một bằng chứng cụ thể chỉ rõ nguyên nhân dẫn đến việc tổ chức hệ thống thông tin KTQT chi phí trong các DN còn nhiều tồn tại và hạn chế.

     Tổ chức sản xuất cho thấy rõ hình thức tổ chức của quá trình sản xuất, tính chất phân công lao động giữa các bộ phận sản xuất và phục vụ sản xuất, đặc điểm của sự kết hợp lao động với tư liệu lao động và đối tượng lao động trong quá trình sản xuất.

     Bên cạnh đó, tổ chức sản xuất còn là việc chỉ ra cách thức bố trí các bộ phận sản xuất: Có thể tổ chức theo hình thức công nghệ, mỗi phân xưởng chỉ thực hiện một loại công nghệ nhất định hoặc tổ chức theo hình thức kết hợp cả hai cách trên.

     Khối lượng thông tin mà KTQT chi phí phải xử lý và chuyển thành các thông tin có ích là rất lớn. Quá trình xử lý thông tin cần có sự kết hợp nhiều phương pháp kỹ thuật phức tạp. Do đó, cơ sở vật chất với hệ thống máy vi tính và các phần mềm xử lý thông tin là rất cần thiết trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán.

     Bên cạnh đó, trình độ kiến thức và kỹ năng làm việc của nhân viên KTQT cũng có tác động không nhỏ đến chất lượng của hệ thống thông tin KTQT chi phí. Tuy nhiên, hầu hết các DN sản xuất Việt Nam là các DN vừa và nhỏ, các nguồn lực về cơ sở vật chất, nhân sự cũng còn rất hạn chế. Đây cũng chính là nguyên nhân dẫn đến việc hệ thống thông tin KTQT chi phí trong các DN khó có điều kiện tổ chức và phát triển.

2. Thực trạng và một số hạn chế trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị doanh nghiệp

2.1. Thực trạng trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị doanh nghiệp

     Hiện nay, nhìn chung công tác KTQT nói chung đã được quan tâm hơn trong các DN, tuy nhiên một số DN còn chưa chú trọng đến công tác KTQT và sử dụng các thông tin KTQT trong quá trình quản lý DN. Trong số các DN làm tốt công tác KTQT thì đa phần các công ty đều đã thực hiện tổ chức KTQT theo một trong hai mô hình: kết hợp trên cùng bộ máy kế toán với kế toán tài chính hoặc tách biệt giữa kế toán tài chính và KTQT. Tuy nhiên, các thông tin kế toán cung cấp mới chỉ chú trọng về thông tin kế toán tài chính, chưa quan tâm đến thông tin KTQT nói chung và KTQT chi phí nói riêng, chưa đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin để thực hiện theo quy trình KTQT gắn với chức năng của các nhà quản trị trong DN.
2.1.1. Thông tin về phân loại chi phí

      Phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí phục vụ cho KTQT cũng đã được thực hiện ở một số ít công ty. Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều tiến hành nhận diện, phân loại chi phí theo chức năng và yếu tố chi phí. Ví dụ: Ở các DN sản xuất xi măng, chi phí sản xuất sản phẩm xi măng bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; chi phí nhân công trực tiếp bao gồm các khoản chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương, ăn ca độc hại của lao động trực tiếp sản xuất; chi phí sản xuất chung; chi phí ngoài sản xuất bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN.

2.1.2. Thông tin về công tác xây dựng định mức, lập dự toán chi phí

     Hiện nay, chủ yếu trong các công ty sản xuất đều quan tâm và thực hiện công tác xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, một số công ty xây dựng định mức chi phí nhân công trực tiếp, một số ít công ty không tiến hành xây dựng định mức chi phí sản xuất chung, định mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN.

     Việc xây dựng định mức thường được thực hiện xây dựng từ đầu năm căn cứ vào đặc điểm kinh tế kỹ thuật, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty và tình hình thực hiện định mức năm trước. Công tác xây dựng dự toán chi phí cũng được chú trọng và thực hiện lập theo năm. Các dự toán mới giúp các nhà quản trị trong công tác kế hoạch hoá chưa có tác dụng nhiều trong hoạt động kiểm soát.

     - Về tài khoản và sổ kế toán chi tiết: Trong các DN, việc thu thập các thông tin phục vụ các nhà quản trị  thực hiện chức năng quản trị đều dựa trên hệ thống các chứng từ, tài khoản và sổ kế toán tổng hợp, chi tiết chi phí với các chỉ tiêu được thiết lập phục vụ cho yêu cầu của kế toán tài chính.

     - Về các thông tin trên báo cáo KTQT: Các báo cáo này phần lớn mang tính chất chi tiết của báo cáo tài chính bao gồm: Báo cáo giá thành sản xuất, báo cáo chi tiết chi phí bán hàng, báo cáo chi tiết chi phí quản lý DN, báo cáo giá thành toàn bộ chi tiết cho từng sản phẩm, lập theo khoản mục chi tiết yếu tố chi phí, một số ít công ty lập theo biến phí, định phí.

      Các công ty đều thực hiện phân tích các thông tin thực hiện so với dự toán trong đó chú trọng phân tích sự biến động về chi phí sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, khi phân tích biến động về chi phí sản xuất kinh doanh đều xem xét, phân tích biến động về các yếu tố thuộc các khoản mục chi phí sản xuất, chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN chi tiết cho từng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ thể hiện trên các báo cáo KTQT, chưa thực hiện phân tích chi phí theo biến phí và định phí.

2.2. Một số hạn chế trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị doanh nghiệp

      Một là, các thông tin kế toán cung cấp mới chỉ chú trọng về thông tin kế toán tài chính, chưa quan tâm đến thông tin KTQT nói chung và KTQT chi phí nói riêng, chưa đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin để thực hiện theo quy trình KTQT gắn với chức năng của các nhà quản trị trong DN

     Hai là, trong quá trình phân loại chi phí còn chưa xuất phát từ đặc điểm, bản chất phát sinh của chi phí như các khoản thuế, phí, chi sửa chữa tài sản cố định, chi phí lương… chưa phát huy được tác dụng trong công tác quản lý và kiểm soát chi phí.

      Ba là, việc lập dự toán và định mức các khoản chi phí chưa được quan tâm đúng mức, bởi vậy mà chưa có sự chủ động trong kế hoạch sản xuất, hầu hết phụ thuộc vào đối tác. Công tác phân tích chi phí - khối lượng - lợi nhuận chưa được các DN thực hiện, do vậy thông tin chi phí chưa phát huy tác dụng trong việc lựa chọn những phương án sản xuất tối ưu. Chưa tiến hành đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong DN. Công tác KTQT trong đó có KTQT chi phí chưa được chú trọng, hệ thống, sổ sách còn rất sơ sài chủ yếu vẫn sử dụng sổ sách chi tiết của kế toán tài chính…

3. Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hệ thống thông tin kế toán quản trị trong doanh nghiệp

     Hiện nay, do các DN đều chưa vận dụng KTQT một cách có hệ thống nên việc lựa chọn mô hình bộ máy kế toán nào cũng đang đặt ra nhiều câu hỏi. Việc kết hợp mô hình KTQT và kế toán tài chính hỗn hợp sẽ vừa sử dụng được dữ liệu đầu vào của kế toán tài chính (Tài khoản kế toán chi tiết, tổng hợp, các bảng kê chi tiết phù hợp…) cũng như sẽ bổ sung thêm dữ liệu cần có của KTQT (báo cáo nội bộ, kế hoạch sản xuất…). Bên cạnh đó, kế toán tài chính và KTQT có mối quan hệ mật thiết với nhau về nguồn thông tin, nguồn dữ liệu… nên việc áp dụng mô hình tổ chức hỗn hợp kế toán tài chính và KTQT sẽ tận dụng được mối quan hệ về thu thập, cung cấp thông tin.

      Cần nhận diện và phân loại chi phí theo mức độ hoạt động bao gồm: biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Khi đó, các thông tin của KTQT sẽ được trình bày rõ ràng hơn trên các báo cáo: báo cáo sản xuất, báo cáo dạng lãi trên biến phí, xác định các loại giá thành, mô hình mối quan hệ chi phí - sản lượng - lợi nhuận (CVP)…; Qua đó, nhà quản trị sẽ nhận biết thông tin chính xác hơn. Từ đó, DN có những quyết định tốt nhất về giá bán sản phẩm, doanh thu, sản lượng hòa vốn, vùng an toàn…
3.3. Hoàn thiện thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin thực hiện về chi phí

     Thông tin về chi phí phải đảm bảo các yêu cầu cung cấp được thông tin về các đối tượng tập hợp chi phí, bao gồm các bộ phận văn phòng quản lý tại các công ty, bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất; thông tin về biến phí, định phí của từng yếu tố phí. Trên cơ sở các tài khoản sẽ mở các sổ kế toán chi tiết chi phí tương ứng.
3.4. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phí

      Hệ thống các báo cáo KTQT chi phí có thể bao gồm:

     - Hệ thống báo cáo dự toán chi phí như: báo cáo dự toán chi phí tại phân xưởng sản xuất; báo cáo dự toán chi phí bộ phận bán hàng; báo cáo dự toán chi phí bộ phận kinh doanh; báo cáo dự toán chi phí bộ phận quản lý DN; báo cáo dự toán chi phí toàn DN.

     - Hệ thống báo cáo phân tích, đánh giá: Có các loại báo cáo sau: Báo cáo tình hình thực hiện chi phí tại phân xưởng sản xuất; Báo cáo tình hình thực hiện chi phí bộ phận bán hàng; Báo cáo tình hình chi phí bộ phận kinh doanh; Báo cáo tình hình thực hiện chi phí bộ phận quản lý DN; Báo cáo tình hình thực hiện chi phí toàn DN.

4. Kết luận

      Hệ thống thông tin KTQT có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế, đặc biệt, trong điều kiện hội nhập kinh tế thế giới và khu vực. Vì thế, tổ chức hệ thống thông tin KTQT trong các DN như thế nào có chất lượng phục vụ cho công tác quản lý, cho quá trình ra quyết định là một tất yếu khách quan. Do đó, tổ chức hệ thống thông tin KTQT là một nội dung mà hiện nay các DN rất chú trọng và quan tâm. Với sự phát triển khoa học, công nghệ và thông tin như hiện nay, đòi hỏi việc cung cấp thông tin KTQT phải được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và đáng tin cậy, để phục vụ cho quản lý và việc ra quyết định giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu đã đề ra.