Seminar: Tình huống kế toán thường gặp về hóa đơn tài chính và việc kê khai trên phần mềm HTKK

Hóa đơn GTGT là một loại chứng từ kế toán quan trọng sử dụng cho hạch toán kế toán. Trên thực tế có nhiều biểu hiện của hóa đơn tài chính, kế toán cần phân biệt để hoạch toán kế toán chính xác

1. Phân loại hóa đơn tài chính

- Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01GTKT3/001): Là loại hóa đơn sử dụng khi bán hàng hóa hoặc dịch vụ của Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Khi doanh nghiệp sử dụng loại hóa đơn này định kỳ hàng tháng, quý, năm phải báo cáo tình hình sử dụng lên cơ quan thuế quản lý.Loại hóa đơn này được kê khaikhấu trừ VAT đầu vào (nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) và là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

- Hóa đơn bán hàng (Hay còn gọi là hóa đơn trực tiếp - Mẫu số 02GTTT3/001): trên hóa đơn không có dòng thuế GTGT. Hóa đơn này được sử dụng khi cung cấp hàng hóa dịch vụ của những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc của các hộ và cá nhân kinh doanh. Khi doanh nghiệp sử dụng loại hóađơn này định kỳ hàng tháng, quý, năm phải báo cáo tình hình sử dụng lên cơ quan thuế quản lývàlà chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN

- Hóa đơn khác: gồm tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…Khi sử dụng loại hóađơn này định kỳ hàng tháng, quý, năm doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng lên cơ quan thuế quản lý, và khi phát sinh loại hóa đơn đặc thù này doanh nghiệp sẽđược kê khai, tính thuếGTGT để khấu trừ. Loại hóa đơn nàyđược chấp thuận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

- Hóa đơn lẻ: Hóa đơn lẻ là loại hóa đơn mà doanh nghiệp tự in, tự thiết kế theo đặc thù riêng củađơn vị nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Khi sử dụng loại hóa đơn này DN không phải kê khai, báo cáovới Cơ quan thuếLoại hóa đơn nàykhông đượctính là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

2. Các trường hợp thường gặp về hóa đơn tài chính

2.1. Lập hóa đơn bán hàng khi danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn

Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lựa chọn một trong ba hình thức sau:

Cách 1: Lập thành nhiều hóa đơntách biệt nhau như trường hợpbán hàng nhiều lần cho một khách trong một ngày. Tuy nhiên cần lưu ý, khi tổng số tiền trên các hóa đơn> 20 triệu thì khách hàng cần phải thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.

Cách 2:  Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn. Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác, Tiêu thức tổng cộng, tiền thuế, tổng tiền thanh toán, số tiền viết bằng chữ sẽ được thể hiệnở hóa đơn cuối cùng

Cách 3: Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn. Cách viết như sau:

a/ Nội dung ghi trên hóa đơn

Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…. năm…”.

 Mục “tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.

b/ Nội dung trên bảng kê

- Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của các loại hàng hóa

- Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… ngày… tháng…. Năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

- Trường hợp bảng kê có nhiều hơn một (01) trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

2.2. Khi viết hóa đơn cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại

Trường hợp 1: Chiết khấu theo từng lần mua thì trên hóa đơn GTGT ghi giá bán đã trừ chiết khấu thương mại hoặc ghi CKTM bằng một dòng riêng biệt dưới tên hàng, phần tiền CKTM được ghi ở cột thành tiền, khi đó tổng cộng tiền hàng là tổng giá bán đã trừ CKTM.

Trường hợp 2: Chiết khấu thương mại theo số lượng, doanh số, số tiền chiết khấu được điều chỉnh trên hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau.

Trường hợp 3: Chiết khấu thương mại theo số lượng, doanh số, nhưng số tiền chiết khấu được lập khi kết thúc chương trình (kỳ) chiết khấu hàng bán thì phải lập hoá đơn điều chỉnh kèm bảng kê các số hoá đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh.

2.3. Viết hóa đơn GTGT cho trường hợp giảm giá hàng bán

Theo điều 20, thông tư 39/2014/TT-BTC thì Cách viết hóa đơn điều chỉnh như sau: "Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu… " Hoá đơn điều chỉnh giảm không được ghi số âm (-).

2.4. Viết hóa đơn hàng bán trả lại

- Trường hợp bên mua là công ty (Có khả năng xuất hóa đơn trả lại hàng): Khi đó bên mua hàng sẽ lập hóa đơn trả lại hàng cho bên bán, trên hoá đơn ghi rõ hàng hoá trả lại người bán do không đúng chất lượng, quy cách, tiền thuế GTGT.

- Trường hợp bên mua là cá nhân (không có khả năng xuất lại hóa đơn): Khi trả lại hàng hoá, bên mua và bên bán phải lập biên bản hoặc thoả thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hoá đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn) đã lập trước đó, lý do trả hàng kèm theo hoá đơn gửi cho bên bán. Biên bản này được lưu giữ cùng với hoá đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai doanh số bán, thuế GTGT của bên bán.

2.5. Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ không bắt buộc phải lập hóa đơn

Theo điều 18 Thông tư 39/2014 quy định:

- Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.

-  Cuối mỗi ngày, cơ sở kinh doanh lập một hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn này ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.

2.6. Trường hợp xuất hóa đơn theo tháng

  Trường hợp doanh nghiệp phát sinh hoạt động giao dịch thường xuyên cho người mua là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán,… ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

2.7. Trường hợp hóa đơn bị sai

1. Viết sai hóa đơn nhưng chưa xé khỏi cuống hóa đơn:

Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.

2. Viết sai hóa đơn nhưng đã xé khỏi cuống hóa đơn:

a, Chưa kê khai thuế

+ Bước 1: Thu hồi hóa đơn sai sót. Người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hoá đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hoá đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hoá đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hoá đơn lập sai. Hóa đơn thu hồi phải kẹp vào quyển hóa đơn và phải xuất trình với cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

+ Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới: Hai bên dùng hóa đơn mới để kê khai thuế.

b, Đã kê khai thuế

+ Bước 1: Người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.

+ Bước 2: Người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

2.8. Trường hợp hóa đơn bị cháy mất hỏng

Được xử lý theo Điều 24, thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 6 năm 2014

2.9. Hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn

Doanh nghiệp chỉ được thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn không có dấu hiệu vi phạm pháp luật.

     Do vậy, nếu doanh nghiệp phát sinh hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn (Nếu DN bỏ trốn chưa kê khai thuế GTGT của hóa đơn đó) thì DN không được kê khai, khấu trừ thuế GTGT của hóa đơn đó.

3. Kê khai thuế GTGT trên phần mềm HTKK

Đối với một kế toán viên, việc kê khai thuế là một phần không thể thiếu trong công tác kế toán. Nhằm đơn giản hóa công tác kế khai thuế giúp cho công tác kế toán tiết kiệm thời gian, Tổng Cục Thuế Việt Nam phát hành Phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK, đây là phần mềm cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp phục vụ cho việc kê khai thuế có hỗ trợ mã vạch đính kèm khi in.

Phần mềm HTKK có tác dụng hỗ trợ cho kế toán kê khai, quyết toán và nộp các loại thuế của doanh nghiệp đối với Nhà nước cũng như tình hình phát hành và sử dụng hóa đơn

3.1. Kê khai thuế GTGT khi có chiết khấu thương mại

Đối với các hóa đơn chiết khấu thương mại cho khách hàng thì doanh nghiệp kê khai vào chỉ tiêu thuế GTGT đầu ra trên tờ khai thuế GTGT vào kỳ phát sinh như đối với các hóa đơn GTGT bán hàng thông thường.

3.2. Kê khai thuế GTGT khi có giảm giá hàng bán

Đối với các hóa đơn ghi giảm giá hàng bán (giảm số tiền, giảm tiền thuế) cho khách hàng thì doanh nghiệp kê khai âm vào các chỉ tiêu thuế GTGT đầu ratrên tờ khai thuế GTGT vào kỳ phát sinh

3.3. Kê khai thuế GTGT khi có hàng bán bị trả lại

Đối với hóa đơn của hàng bán bị trả lại thì doanh nghiệp kê khai vào chỉ tiêu thuế GTGT đầu vào trên tờ khai thuế GTGT vào kỳ phát sinh

3.4. Kê khai thuế GTGT trong trường hợp hóa đơn bị sai

a. Sai sót khi chưa hết thời hạn nộp tờ khai trong kỳ

Cách xử lý :

Điều chỉnh trực tiếp trên “tờ khai lần đầu” và gửi lại cho cơ quan thuế.

b. Sai sót khi hết thời hạn nộp tờ khai trong kỳ:

– Kê khai thừa hoặc thiếu hoá đơn đầu ra, đầu vào

– Kê khai sai số tiền, sai thuế thuế suất, sai tiền thuế

Cách xử lý:

– Phải lập tờ khai bổ sung thuế GTGT, cụ thể như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK. Chọn kỳ kê khai có sai sót và chọn“Tờ khai bổ sung”

Bước 2: Thực hiện kê khai bổ sung điều chỉnh:

- Nếu quên không nhập số thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang thì nhập vào  Chỉ tiêu [22]

- Nếu sai sót ở hóa đơn đầu vào:

Kê khai điều chỉnh tăng/ giảm trực tiếp trên cả 3 chỉ tiêu là: Chỉ tiêu [23], [24] và [25].

Tờ khai lần đầu

Tờ khai sau khi điều chỉnh :

- Nếu sai sót là hóa đơn đầu ra:

Kê khai điều chỉnh tăng,  giảm trực tiếp trên các chỉ tiêu từ: Chỉ tiêu [29] đến Chỉ tiêu [33]. (Theo các mức thuế suất trên hoá đơn)

Tờ khai trước ban đầu

Tờ khai sau khi điều chỉnh:

 Sau khi kê khai điều chỉnh xong các bạn ấn “Tổng hợp KHBS” hoặc ấn :”Ghi“. HTKK sẽ cho các bạn số liệu trên tờ khai KHBS

Bước 3:  Xử lý kết quả sau khi khai bổ sung:

– Màn hình sẽ xuất hiện như sau: 

1. Kê khai bổ sung làm ảnh hưởng tới số thuế phải nộp của kỳ sai sót

 Nếu số điều chỉnh ở Chỉ tiêu  [40] > 0 (Tức là tăng số tiền thuế phải nộp trong kỳ sai sót)

– Đi nộp số tiền thuế đó và tiền phạt chậm nộp tiền thuế  (Phần mềm đã tự tính số ngày chậm nộp và số tiền phạt ở dưới phần B trên Bản giải trình)

Nếu số điều chỉnh ở Chỉ tiêu [40] < 0 (Làm giảm tiền thuế phải nộp trong kỳ sai sót):

– Bù trừ với số tiền thuế phải nộp của các kỳ tiếp theo hoặc được hoàn thuế.

2. Kê khai bổ sung làm ảnh hưởng tới số thuế được khấu trừ chuyển kỳ sau

 Nếu số điều chỉnh ởchỉ tiêu [43] > 0 (Tức là tăng số thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau):

– Nhập số tiền thuế đó vào Chỉ tiêu [38] trên tờ khai thuế GTGTcủa kỳ hiện tại.

  Nếu số điều chỉnh ở Chỉ tiêu [43] < 0 (Tức là giảm số thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau):

– Nhập số tiền thuế đó vào Chỉ tiêu [37] trên tờ khai trên tờ khai thuế GTGT của kỳ hiện tại.